Regnskapsguru Innbetaling

Brukerveiledning for Regnskapsguru Innbetaling

Regnskapsguru Innbetaling konterer innbetalinger automatisk. Regnskapsguru Innbetaling fungerer kun på innbetalinger som kommer fra AutoPay og som ikke er korrekt påført KID.

Automatisk kontering skjer i henhold til beskrivelsene nedenfor, i den rekkefølge som er angitt. (Egendefinerte regler blir forsøkt brukt før man leter etter KID i meldingstekst, osv.)





Fane Analyse og egne regler



Underfane Analyse av innbetalinger

Dette er en oversikt som viser antall bilag og hvor mye tid som går med på føring av bankbilag uten KID, enten de kommer via AutoPay eller utenfor AutoPay.
Denne oversikten oppdateres daglig og viser tall for siste 30 dager rullerende.


Underfane Oppdater bankkonto på kunder

Dersom det tidligere er ført en innbetaling mot en kunde, og denne kunden på forhånd ikke har utfylt bankkonto, så oppdateres feltet Bankkonto på kunden ut fra innbetalingen.
Formålet med denne funksjonen er å oppdatere kundene for å effektivisere føringen av framtidige innbetalinger.
Dersom det ikke er angitt verken bedrifter som skal unntas eller bedrifter som bankkonto skal oppdateres på, vil det bli bankkonto på kunder på alle bedrifter i Visma Business.

Du kan velge å angi hvilke bedrifter som bankkonto IKKE skal oppdateres på, eventuelt hvilke bedrifter som bankkonto skal oppdateres på. Dersom det er angitt bedrifter som skal unntas, vil ikke bedrifter som angis under fanen «Kontering skjer kun på følgende bedrifter» hensyntas.


Underfane Egendefinerte regler

Her legges egendefinerte regler opp. Egendefinerte regler må bestilles særskilt fra ØkonomiBistand.





Fane Tekst eller ekstratekst inneholder

All relevant konteringsinformasjon samles i feltene Tekst og Ekstratekst på bilagslinjen når Regnskapsguru Innbetaling er aktivert. Her angis slike egendefinerte regler.
Eksempel:
  • Automatisering av føring av BankAxept-innbetalinger:
  • Tekst det skal søkes etter: *17
  • Konto som skal brukes: 1740
  • Gjelder kun bedrift: F9999
  • Nederst i skjermbildet kan ansvarsenheter eventuelt også fylles ut.





Fane KID i melding

Dersom betaler ved en feil har plassert KID i meldingstekst, så vil Regnskapsguru Innbetaling finne denne og kontere innbetalingen. Dette forutsetter ett av følgende:
  1. Innbetalt beløp stemmer med utestående beløp på bilaget med samme KID på kundereskontroen Innbetalt beløp stemmer med utestående beløp på bilaget med samme KID på kundereskontroen + purregebyr tilsvarende et som er satt opp som purregebyr på brev 1 i Visma Business.
  2. Dersom innbetalt purregebyr oppdages, så posteres inntekten på egen linje i bilagsbunten. Det benyttes samme konto for inntektsføring av purregebyr som om purregebyret ble inntektsført ved utsending av purring.

  • Du kan velge å angi hvilke bedrifter som IKKE skal få kontert innbetalinger ut fra KID i meldingstekst, eventuelt hvilke bedrifter som skal få ført innbetalinger ut fra KID i meldingstekst.
  • Dersom det er angitt bedrifter som skal unntas, vil ikke bedrifter som angis under fanen «Kontering skjer kun på følgende bedrifter» hensyntas.
  • Dersom det ikke er angitt verken bedrifter som skal unntas eller bedrifter som kontering kun skal skje på, vil det bli kontert på alle bedrifter i Visma Business.





Fane Fakturanr i melding

Dersom betaler ved har plassert fakturanr i meldingstekst, så vil Regnskapsguru Innbetaling finne denne og kontere innbetalingen. Dette forutsetter ett av følgende:
  1. Innbetalt beløp stemmer med utestående beløp på bilaget med samme fakturanr på kundereskontroen Innbetalt beløp stemmer med utestående beløp på bilaget med samme fakturanr på kundereskontroen + purregebyr tilsvarende et som er satt opp som purregebyr på brev 1 i Visma Business.
  2. Dersom innbetalt purregebyr oppdages, så posteres inntekten på egen linje i bilagsbunten. Det benyttes samme konto for inntektsføring av purregebyr som om purregebyret ble inntektsført ved utsending av purring.

  • Du kan velge å angi hvilke bedrifter som IKKE skal få kontert innbetalinger ut fra fakturanr i meldingstekst, eventuelt hvilke bedrifter som skal få ført innbetalinger ut fra fakturanr i meldingstekst.
  • Dersom det er angitt bedrifter som skal unntas, vil ikke bedrifter som angis under fanen «Kontering skjer kun på følgende bedrifter» hensyntas.
  • Dersom det ikke er angitt verken bedrifter som skal unntas eller bedrifter som kontering kun skal skje på, vil det bli kontert på alle bedrifter i Visma Business.





Fane Bankkonto, kun like beløp

Dersom innbetaling kommer fra et kjent bankkontonr, dvs et bankkontonr som finnes på en kunde eller leverandør, så vil Regnskapsguru kontere innbetalingen mot denne kunden/leverandøren.
Dette forutsetter ett av følgende:
  1. Innbetalt beløp må stemme på ett med utestående beløp på et bilag på kunde- eller leverandørreskontro.
  2. Innbetalt beløp må stemme på ett med utestående beløp på et bilag på kundekontro + purregebyr tilsvarende et som er satt opp som purregebyr på brev 1 i Visma Business.
  3. Dersom innbetalt purregebyr oppdages, så posteres inntekten på egen linje i bilagsbunten. Det benyttes samme konto for inntektsføring av purregebyr som om purregebyret ble inntektsført ved utsending av purring.

  • Du kan velge å angi hvilke bedrifter som IKKE skal få kontert innbetalinger ut fra bankkonto, eventuelt hvilke bedrifter som skal få ført innbetalinger ut fra bankkonto.
  • Dersom det er angitt bedrifter som skal unntas, vil ikke bedrifter som angis under fanen «Kontering skjer kun på følgende bedrifter» hensyntas.
  • Dersom det ikke er angitt verken bedrifter som skal unntas eller bedrifter som kontering kun skal skje på, vil det bli kontert på alle bedrifter i Visma Business.





Fane Bankkonto, uansett beløp

Dersom innbetaling kommer fra et kjent bankkontonr, dvs et bankkontonr som finnes på en kunde eller leverandør, så vil Regnskapsguru kontere innbetalingen mot denne kunden/leverandøren.

  • Du kan velge å angi hvilke bedrifter som IKKE skal få kontert innbetalinger ut fra bankkonto, eventuelt hvilke bedrifter som skal få ført innbetalinger ut fra bankkonto.
  • Dersom det er angitt bedrifter som skal unntas, vil ikke bedrifter som angis under fanen «Kontering skjer kun på følgende bedrifter» hensyntas.
  • Dersom det ikke er angitt verken bedrifter som skal unntas eller bedrifter som kontering kun skal skje på, vil det bli kontert på alle bedrifter i Visma Business.





Fane Beløp på kun én åpen kundepost

Dersom innbetalt beløp tilsvarer én og bare én åpen kundepost, så vil Regnskapsguru kontere innbetalingen mot denne kunden. Samtidig forutsettes at samme innbetalte beløp heller ikke ligger i en ikke oppdatert bilagsbunt i Visma Business.

  • Du kan velge å angi hvilke bedrifter som IKKE skal få kontert innbetalinger ut fra beløpsstørrelse, eventuelt hvilke bedrifter som skal få ført innbetalinger ut fra beløpsstørrelse.
  • Dersom det er angitt bedrifter som skal unntas, vil ikke bedrifter som angis under fanen «Kontering skjer kun på følgende bedrifter» hensyntas.
  • Dersom det ikke er angitt verken bedrifter som skal unntas eller bedrifter som kontering kun skal skje på, vil det bli kontert på alle bedrifter i Visma Business.






Stoppe all automatisk kontering

Nede til høyre i skjermbildet kan man sette kryss for å stoppe all automatisk kontering av innbetalinger.





Gebyr på utlandsbetalinger

Det anbefales å be banken om å samle opp gebyrer for innbetalinger fra utlandet i en gebyrpost på slutten av måneden. Da vil det ikke være behov for å håndtere gebyret for hver innbetaling fra utlandet.
På denne måten vil gebyr på utlandsbetalinger blir behandlet på samme måte som gebyrer på innenlands betalingsformidling og disse gebyrene kommer på den alminnelige gebyrnotaen.