CC Smooth Deposits

Brukerveiledning for CC Smooth Deposits

CC Smooth Deposits konterer innbetalinger automatisk. CC Smooth Deposits fungerer kun på innbetalinger som kommer fra AutoPay og som ikke er korrekt påført KID.

Automatisk kontering skjer i henhold til beskrivelsene nedenfor, i den rekkefølge som er angitt. (Egendefinerte regler blir forsøkt brukt før man leter etter KID i meldingstekst, osv.)

Når man tar i bruk CC Smooth Deposits på en ny bedrift i Visma Business, kan det ta litt tid før automatkontering starter. Dette skyldes at løsningen først må påføre all konteringsinformasjon på de enkelte bilagene. Her går vi  7 dager tilbake i tid, og dersom det er mange innbetalinger de siste sju dagene på bedriftene som er satt opp til å kjøre CC Smooth Deposits , vil automatisk kontering starte før all historisk informasjon eventuelt er påført.




Fane Analyse og egne regler



Underfane Analyse av innbetalinger

Dette er en oversikt som viser antall bilag og hvor mye tid som går med på føring av bankbilag uten KID, enten de kommer via AutoPay eller utenfor AutoPay.  (Denne analysen krever at det er en egen CC Innstillinger-klient i Visma Business.)
Denne oversikten oppdateres daglig og viser tall for siste 30 dager rullerende.
For at oversikten skal oppdateres, må det være krysset av for "Aktiver analyse av innbetalinger" i nedre høyre hjørne av vinduet.


Underfane Oppdater bankkonto på kunder

Dersom det tidligere er ført en innbetaling mot en kunde, og denne kunden på forhånd ikke har utfylt bankkonto, så oppdateres feltet Bankkonto på kunden ut fra innbetalingen.
Formålet med denne funksjonen er å oppdatere kundene for å effektivisere føringen av framtidige innbetalinger.
Dersom det ikke er angitt verken bedrifter som skal unntas eller bedrifter som bankkonto skal oppdateres på, vil det bli bankkonto på kunder på alle bedrifter i Visma Business.

Du kan velge å angi hvilke bedrifter som bankkonto IKKE skal oppdateres på, eventuelt hvilke bedrifter som bankkonto skal oppdateres på. Dersom det er angitt bedrifter som skal unntas, vil ikke bedrifter som angis under fanen «Kontering skjer kun på følgende bedrifter» hensyntas.

Ansvarsenheter hentes fra kontoplanen i den grad de ikke allerede er utfylt på bilagslinja eller angitt på konteringsregel.
Fordelingsnøkkel hentes fra kontoplanen i den grad de ikke allerede er utfylt på bilagslinja.


Underfane Ekstratekt til Tekst

En del avstemmingsprogrammer gjør det mulig å lage avanserte avstemmingsregler basert på det som står i tekstfeltet. Mye konteringsinformasjon står i feltet Ekstratekst når CC Smooth Deposits benyttes. 
Ved å angi bedrift(er) under denne fanen, vil konteringsinformasjon legges til slutt i tekstfeltet, i tillegg til ekstratekstfeltet. (Det kommer ikke annen informasjon i tekstfeltet enn det som allerede står i ekstratekstfeltet, så dette valget anbefales kun brukt om det er "maskinelle behov" for å få informasjonen i tekstfeltet.


Underfane Egendefinerte regler

Her legges egendefinerte regler opp. Egendefinerte regler må bestilles særskilt fra Cloud Connection.




Fane Tekst eller ekstratekst inneholder

All relevant konteringsinformasjon samles i feltene Tekst og Ekstratekst på bilagslinjen når CC Smooth Deposits er aktivert. Her angis slike egendefinerte regler.
Eksempel:
  • Automatisering av føring av BankAxept-innbetalinger:
  • Tekst det skal søkes etter: *17
  • Konto som skal brukes: 1740
  • Gjelder kun bedrift: F9999
  • Nederst i skjermbildet kan ansvarsenheter eventuelt også fylles ut.
Dersom "Gjelder kun bedrift" ikke fylles ut, vil regelen slå inn på alle bedrifter. (Da har du ikke satt noen begrensning i at regelen skal gjelde kun på én bedrift.) Merk at regler uten utfylt "Gjelder kun bedrift" kun vil slå inn på bedrifter der det også finnes en konteringsregel som har bedriftens bedriftsnummer angitt i "Gjelder kun bedrift". Generelle konteringsregler løper altså ikke løpsk, de vil kun gjelde for bedrifter som i tillegg har en bedriftsspesifikk konteringsregel angitt på denne fanen.

Merk følgende om ansvarsenhetskontering:
  • Ansvarsenheter hentes fra kontoplanen, i den grad de ikke allerede er utfylt på bilagslinja eller angitt på konteringsregel.
  • Fordelingsnøkkel hentes fra kontoplanen, i den grad de ikke allerede er utfylt på bilagslinja.




Fane KID i melding

Dersom betaler ved en feil har plassert KID i meldingstekst, så vil CC Smooth Deposits finne denne og kontere innbetalingen. Dette forutsetter ett av følgende:
  1. Innbetalt beløp stemmer med utestående beløp på bilaget med samme KID på kundereskontroen Innbetalt beløp stemmer med utestående beløp på bilaget med samme KID på kundereskontroen + purregebyr tilsvarende et som er satt opp som purregebyr på brev 1 i Visma Business.
  2. Dersom innbetalt purregebyr oppdages, så posteres inntekten på egen linje i bilagsbunten. Det benyttes samme konto for inntektsføring av purregebyr som om purregebyret ble inntektsført ved utsending av purring.

  • Du kan velge å angi hvilke bedrifter som IKKE skal få kontert innbetalinger ut fra KID i meldingstekst, eventuelt hvilke bedrifter som skal få ført innbetalinger ut fra KID i meldingstekst.
  • Dersom det er angitt bedrifter som skal unntas, vil ikke bedrifter som angis under fanen «Kontering skjer kun på følgende bedrifter» hensyntas.
  • Dersom det ikke er angitt verken bedrifter som skal unntas eller bedrifter som kontering kun skal skje på, vil det bli kontert på alle bedrifter i Visma Business.




Fane Fakturanr i melding

Dersom betaler ved har plassert fakturanr i meldingstekst, så vil CC Smooth Deposits finne denne og kontere innbetalingen. Dette forutsetter ett av følgende:
  1. Innbetalt beløp stemmer med utestående beløp på bilaget med samme fakturanr på kundereskontroen Innbetalt beløp stemmer med utestående beløp på bilaget med samme fakturanr på kundereskontroen + purregebyr tilsvarende et som er satt opp som purregebyr på brev 1 i Visma Business.
  2. Dersom innbetalt purregebyr oppdages, så posteres inntekten på egen linje i bilagsbunten. Det benyttes samme konto for inntektsføring av purregebyr som om purregebyret ble inntektsført ved utsending av purring.

  • Du kan velge å angi hvilke bedrifter som IKKE skal få kontert innbetalinger ut fra fakturanr i meldingstekst, eventuelt hvilke bedrifter som skal få ført innbetalinger ut fra fakturanr i meldingstekst.
  • Dersom det er angitt bedrifter som skal unntas, vil ikke bedrifter som angis under fanen «Kontering skjer kun på følgende bedrifter» hensyntas.
  • Dersom det ikke er angitt verken bedrifter som skal unntas eller bedrifter som kontering kun skal skje på, vil det bli kontert på alle bedrifter i Visma Business.




Fane Bankkonto, kun like beløp

Dersom innbetaling kommer fra et kjent bankkontonr, dvs et bankkontonr som finnes på en kunde eller leverandør, så vil CC Smooth Deposits kontere innbetalingen mot denne kunden/leverandøren.
Dette forutsetter ett av følgende:
  1. Innbetalt beløp må stemme på ett med utestående beløp på et bilag på kunde- eller leverandørreskontro.
  2. Innbetalt beløp må stemme på ett med utestående beløp på et bilag på kundekontro + purregebyr tilsvarende et som er satt opp som purregebyr på brev 1 i Visma Business.
  3. Dersom innbetalt purregebyr oppdages, så posteres inntekten på egen linje i bilagsbunten. Det benyttes samme konto for inntektsføring av purregebyr som om purregebyret ble inntektsført ved utsending av purring.

  • Du kan velge å angi hvilke bedrifter som IKKE skal få kontert innbetalinger ut fra bankkonto, eventuelt hvilke bedrifter som skal få ført innbetalinger ut fra bankkonto.
  • Dersom det er angitt bedrifter som skal unntas, vil ikke bedrifter som angis under fanen «Kontering skjer kun på følgende bedrifter» hensyntas.
  • Dersom det ikke er angitt verken bedrifter som skal unntas eller bedrifter som kontering kun skal skje på, vil det bli kontert på alle bedrifter i Visma Business.




Fane Bankkonto, uansett beløp

Dersom innbetaling kommer fra et kjent bankkontonr, dvs et bankkontonr som finnes på en kunde eller leverandør, så vil CC Smooth Deposits kontere innbetalingen mot denne kunden/leverandøren.

  • Du kan velge å angi hvilke bedrifter som IKKE skal få kontert innbetalinger ut fra bankkonto, eventuelt hvilke bedrifter som skal få ført innbetalinger ut fra bankkonto.
  • Dersom det er angitt bedrifter som skal unntas, vil ikke bedrifter som angis under fanen «Kontering skjer kun på følgende bedrifter» hensyntas.
  • Dersom det ikke er angitt verken bedrifter som skal unntas eller bedrifter som kontering kun skal skje på, vil det bli kontert på alle bedrifter i Visma Business.




Fane Beløp på kun én åpen kundepost

Dersom innbetalt beløp tilsvarer én og bare én åpen kundepost, så vil CC Smooth Deposits kontere innbetalingen mot denne kunden. Samtidig forutsettes at samme innbetalte beløp heller ikke ligger i en ikke oppdatert bilagsbunt i Visma Business.

  • Du kan velge å angi hvilke bedrifter som IKKE skal få kontert innbetalinger ut fra beløpsstørrelse, eventuelt hvilke bedrifter som skal få ført innbetalinger ut fra beløpsstørrelse.
  • Dersom det er angitt bedrifter som skal unntas, vil ikke bedrifter som angis under fanen «Kontering skjer kun på følgende bedrifter» hensyntas.
  • Dersom det ikke er angitt verken bedrifter som skal unntas eller bedrifter som kontering kun skal skje på, vil det bli kontert på alle bedrifter i Visma Business.





Fane KID

CC Smooth Deposits vil kontere KID-betalinger, selv om det ikke finnes noen åpen post på aktuell kundereskontro. KID-definisjoner angitt i Visma Business benyttes til å identifisere kundenummer. Det forutsettes at kunden er opprettet i Visma Business. Fakturanummer fra KID fylles ut i motref.
  • Du kan velge å angi hvilke bedrifter som IKKE skal få kontert innbetalinger ut fra kundenummer i KID, eventuelt hvilke bedrifter som skal få ført innbetalinger ut fra kundenummer i KID.
  • Dersom det er angitt bedrifter som skal unntas, vil ikke bedrifter som angis under fanen «Kontering skjer kun på følgende bedrifter» hensyntas.
  • Dersom det ikke er angitt verken bedrifter som skal unntas eller bedrifter som kontering kun skal skje på, vil det bli kontert på alle bedrifter i Visma Business.
Denne funksjonen er tenkt for å få automatisk kontering av innbetalinger der KID ikke stemmer med noen åpne poster. 
Vi anbefaler i utgangspunktet ikke å benytte denne funksjonen for å kontere sjeldne dobbeltbetalinger. I slike tilfeller er ukonterte innbetalinger med KID som avvik å regne og bør håndteres manuelt.

Tabellen Factoringselskap
For at konteringsregel skal fungere, må Factoringselskap være utfylt. (Dersom det er flere rader i tabellen Factoringselskap, vil CC Smooth Deposits hente opplysninger fra den med høyest "Fact.selsk.nr/KID-def.

Følgende må være utfylt i tabellen Factoringselskap i Visma Business:
  • Factoring ID (FactId)
  • Betalingsbehandling (CIDProc) satt til 8 dersom fakturanummer kommer først i KID
  • "KID kunde/lev.-sifre" (CIDCust)
  • "KID ref.nr-sifre" (CIDRef)
Ta gjerne kontakt med Cloud Connection for å få hjelp til å sette opp dette både korrekt og på en slik måte at det ikke kommer i konflikt med AutoPay.




Stoppe all automatisk kontering

Nede til høyre i skjermbildet kan man fjerne krysset for å stoppe all automatisk kontering av innbetalinger.




Gebyr på utlandsbetalinger

Det anbefales å be banken om å samle opp gebyrer for innbetalinger fra utlandet i en gebyrpost på slutten av måneden. Da vil det ikke være behov for å håndtere gebyret for hver innbetaling fra utlandet.
På denne måten vil gebyr på utlandsbetalinger blir behandlet på samme måte som gebyrer på innenlands betalingsformidling og disse gebyrene kommer på den alminnelige gebyrnotaen.