ØB Regnskapsguru EHF

Brukerveiledning for ØB Regnskapsguru EHF

ØB Regnskapsguru EHF er en unik automatkonteringsløsning i Dokumentsenter. ØB Regnskapsguru EHF anbefales brukt sammen med ØB Regnskapsguru Innbetaling for en mest mulig effektiv bilagskontering, samlet sett.

Grunnidéen med ØB Regnskapsguru EHF er at regnskapsfører nå kan føre bilaget en siste gang før automatikken tar over. Samtidig med at man fører bilaget, så gir man beskjed til systemet at dette er måten å føre bilaget på i framtiden. Regnskapsfører sier "herm etter meg" til systemet. Det er ikke behov for å lage regler et annet sted, det er ikke behov for noen "opplæringstid" for at systemet skal starte konteringen. Og alt skjer i bilagsregistreringen i Dokumentsenter.

ØB Regnskapsguru EHF er kun ment å fungere på inngående EHF-fakturaer med linjespesifikasjon.
ØB Regnskapsguru EHF har ingen begrensninger med tanke på hvilken informasjon på fakturaen som det er mulig å benytte til kontering; eventuelle begrensninger ligger i Dokumentsenter.







Hvordan lage konteringsregler

Det enkleste er å lage konteringsregler rett fra bilagsregistreringen i Dokumentsenter.
Hent fram kolonnen "Bilagsgr. 1" i konteringsvinduet i Dokumentsenter. Her kan det velges fire ulike verdier:
  • 101: Aktivér Linjetekst-/Produktnr-/Fakturaref.-regel
    Velges 101 vil aktuell linje bli forstått som en mallinje der både tekst på bilagslinja, eventuelt produktnr på bilagslinja og fakturareferanse i toppen på den inngående fakturaen må være identisk med det som står på mallinja for at framtidig kontering skal skje.
  • 110: Aktivér Linjetekst-/Produktnr-regel
    Velges 110 vil aktuell linje bli forstått som en mallinje der både tekst på bilagslinja, eventuelt produktnr på bilagslinja må være identisk med det som står på mallinja for at framtidig kontering skal skje.
  • 120: Aktivér Fakturaref.-regel, alle linjer
    Velges 120 vil aktuell linje bli forstått som en mallinje der fakturareferanse i toppen på den inngående fakturaen må være identisk med det som står på mallinja for at framtidig kontering skal skje.
  • 130: Aktivér Alle linjer
    Velges 130 vil aktuell linje bli forstått som en mallinje for aktuell leverandør.

Ved automatisk kontering utføres konteringene i stigende nummerrekkefølge. Det betyr at man for eksempel kan angi en konteringsregel 110 for en fraktlinje på fakturaen der konto for inngående frakt angis. Om man også har registrert en konteringsregel 130 på leverandøren, vil alle andre linjer konteres mot denne kontoen.

Dersom du ønsker å endre på en allerede registrert konteringsregel, gjøres dette enkelt fra bilagsregistreringen i Dokumentsenter ved å angi konteringsregel på nytt i "Bilagsgr. 1". Hvis det for eksempel legges inn en konteringsregel 110 og denne allerede finnes for den aktuelle leverandøren/mva-satsen/linjeteksten/produktnummeret, så vil gammel regel bli slettet og ny regel opprettet. Øvrige konteringsregler vil ikke bli påvirket.

For avansert bruk av konteringsregler, se eget avsnitt nedenfor.


Tips:
Du har en leverandør der alt, unntatt frakt, føres mot varekjøp. 
  • På bilagslinje for frakt, angi konto for frakt og konteringsregel 110.
  • På en av de andre bilagslinjene, angi varekjøpskontoen og konteringsregel 130.
På neste faktura vil frakt føres på egen konto, alle andre bilagslinjer blir kontert med varekjøpskonto.







Forutsetninger for ØB Regnskapsguru EHF

Oppsett og bruk av kolonner i Dokumentsenter
  • Kolonnene "Bilagsgr. 1" og "Fri 2" på bilagslinjene i Dokumentsenter kan ikke være i bruk på bedriftene som skal benytte ØB Regnskapsguru EHF.
  • Mva-sats på inngående EHF registreres i tolkingsordliste for XML og legges i Linje "Fri/opplysning 2" ved oppsett og igangkjøring av ØB Regnskapsguru EHF.
  • Det forutsettes at det kun finnes én Kontonr-serie som er i bruk for hovedbokskonti, typisk konti i intervallet 1000 - 9999.
  • Merk at rutinen "Bytt kontonummer" i tabellen Hovedbokskonto ikke bytter kontonummer i konteringsreglene i vinduet "Regnskapsguru EHF".
  • ØB Regnskapsguru EHF krever, i motsetning til øvrige standardløsninger fra ØB, en egen bedrift i Visma Business som heter ØB Innstillinger eller tilsvarende.

Kontering og konteringsregler
  • Kontering aktiveres ved å sette kryss i feltet "Aktiver autokontering av fakturalinjer" nederst til høyre i vinduet. Dette vil gjelde for alle relevante bedrifter i Visma Business.
  • Kontering skjer kun på XML-dokumenter i Dokumentsenter. Dersom du ønsker å markere xml-dokumenter ved at det settes "(xml)" bakerst i leverandørnavnet i dokumentlisten i Visma Business, settes et kryss i feltet "Marker XML-dokumenter i Leverandørnavn" nederst til høyre i vinduet. Dette vil gjelle for alle relevante bedrifter i Visma Business. Markeringen vil ikke vises andre steder enn i dokumentlista i Dokumentsenter.
  • Konteringsregler kan kun settes opp med hovedbokskonti. Løsningen er beregnet på inngående EHF og motkonti forutsettes derfor å være hovedbokskonti.
  • Det konteres kun på linjer som ikke allerede har angitt en konto i debet eller kredit; ingen kontokontering vil bli overskrevet.
  • Dersom avgiftskode ikke er angitt, vil denne hentes fra kontoplanen ved kontering. Det betyr at det må benyttes avgiftskoder på alle mallinjer der det står en annen avgiftskode på hovedbokskontoen i kontoplanen.
  • Konteringsregler med lavere regelnr har forrang foran konteringsregler med høyere regelnr. Dette betyr for eksempel at regel 110 vil bli forsøkt brukt på bilagslinjene før regel 130 blir forsøkt brukt.
  • Mva-sats må alltid være lik på den opprinnelige mallinjen og nye linjer som skal konteres for at en regel skal slå inn.
  • Alle konteringsregler lages per leverandør (organisasjonsnummer). Dersom Orgnr ikke er utfylt på bilaget i Dokumentsenter, så vil derfor ikke konteringsregelen bli opprettet.
  • Bedrifter som skal benytte ØB Regnskapsguru EHF må være angitt på fanen "Aktiverte bedrifter" i vinduet "ØB Regnskapsguru EHF" . Tilsvarende innmelding kan også gjøres i vinduet "ØB Innstillinger" i Visma Business, velg da databasegruppe 51025.
  • Det kan ta litt tid, avhengig av antall bedrifter, før en mallinje blir lest og før automatkontering skjer første gang.
  • Det er kun linjer som ikke er på flyt eller som ikke skal på flyt som blir behandlet.
  • Dersom det opprettes ny konteringsregel, og det allerede finnes en tilsvarende konteringsregel, vil den nye regelen erstatte den gamle.
  • Dersom det samtidig, mot samme leverandør, opprettes to konteringsregler som "slår hverandre i hjel", altså at konteringsreglene er de samme, men at det er valgt to forskjellige konteringskonti, så vil kun den ene av linjene bli registrert for framtidig automatkontering.
    Et eksempel på dette er hvis konteringsregel 110 er valgt på to bilagslinjer på samme faktura, der den ene har debetkonto 4000 og den andre har debetkonto 6000. Dette er en ulogisk situasjon; konteringsregler skal ikke opprettes uten at framtidig kontering er entydig.

Automatisk legge til nye bedrifter for automatisk kontering
Nye bedrifter kan legges til i databasegruppe 51025 som beskrevet ovenfor, akkurat som for alle andre standardløsninger fra ØB.
Dersom du ønsker å automatisk legge til nye bedrifter som opprettes i Visma Business, velges verdien 1, "Legg til alle bedrifter (Se brukerveil.)" i feltet Medlemshåndtering i tabellen Databasegrupper under fanen Databasegruppemedlemmer, eventuelt i vinduet "ØB Innstillinger".
Når denne verdien er satt, vil tabellen Databasegruppemedlemmer til høyre alltid være oppdatert med alle bedrifter fra Visma Business. Det betyr også at det ikke er noen vits i å forsøke å slette databasegruppemedlemmer, de vil komme tilbake. Dersom kontering ikke skal gjøres på en bestemt bedrift, må du i stedet sette et kryss i kolonnen Unntas for aktuell bedrift i tabellen Databasegruppemedlemmer.







Spesielt for deg som ønsker konteringsregler på tvers av alle bedrifter i Visma Business
Dersom konteringsregler lages ut fra mallinjer i Dokumentsenter, så knyttes enhver konteringsregel til den aktuelle bedriften.
I vinduet "Regnskapsguru EHF" på bedrift "ØB Innstillinger" kan regler gjøres generelt gjeldende ved å fjerne "Gjelder kun bedrift" på regelen.

Dersom en konteringsregel står uten bedriftsnummer, vil den bli forsøkt brukt på alle bedrifter i Visma Business som har aktivert ØB Regnskapsguru EHF. Merk at kontering dog kun vil skje dersom:
a) Det finnes en leverandør med angitt organisasjonsnummer, samt at
b) Konteringskontoen også eksisterer i bedriftens kontoplan.

Ansvarsenhetsnummer angitt på konteringsregelen vil bli benyttet, forutsatt at dersom ansvarsenheten faktisk finnes på den aktuelle bedriften.

Hvis en bilagslinje potensielt kan konteres både av
1: En konteringsregel som ikke har angitt noen bedrift i kolonnen "Gjelder kun bedrift" og
2: En konteringsregel som har angitt aktuell bedrift i kolonnen "Gjelder kun bedrift"
så vil konteringsregelen der aktuell bedrift er angitt ha forrang.







Sammenslåing av like bilagslinjer for å redusere antallet transaksjoner i hovedboka
Det kan bli mange bilagslinjer når man slår på linjetolking av EHF-fakturaer. Ikke alle ønsker å få alle disse bilagslinjene inn i hovedboka i Visma Business. 
I vinduet "Regnskapsguru EHF" kan du på fanen "Slå sammen bilagslinjer" velge å slå sammen bilagslinjer med samme kontering til én bilagslinje. 

Bedrift må alltid angis. (Det er ikke mulig å sette på sammenslåing av bilagslinjer på alle bedrifter, det må gjøres for hver enkelt.)
  • Dersom det ikke settes noe organisasjonsnummer i kolonnen "Gjelder kun orgnr", slås linjer sammen for alle leverandører på valgt bedrift.
  • Dersom det settes et organisasjonsnummer i kolonnen "Gjelder kun orgnr", ja du skjønner sikkert tegninga, da blir bilagslinjer slått sammen for akkurat denne leverandøren. Det er selvsagt mulig å legge inn flere linjer med ulike organisasjonsnumre per bedrift.
Hvordan slås bilagslinjer sammen?
  • Følgende felt på bilagslinjene i Dokumentsenter summeres til den sammenslåtte linja:
    Beløp, Valutabeløp, Momsbeløp, Beløp eks. MVA, Antall, Fri 1, Fri 3, Fri 4, Kontantbeløp, Kontant valutabeløp, Kostn. beløp, Valutabeløp ekskl. MVA, Mva-beløp valuta
  • Følgende felt på bilagslinjene er det ikke krav om at skal være like, da faller litt av poenget med sammenslåing bort:
    Tekst, Tekst2, Produktnr, Enhet
  • Følgende felt på bilagslinjene stilles det krav om at skal være like for at sammenslåing skal skje:
    I praksis er dette alle øvrige felt. De listes her opp for ordens skyld, med liten skrift:
    Dokument (Visma ID), Linje attestant, Bilagsdato, Valuteringsdato, Bilagsart, Ansvarsenhet 1, Ansvarsenhet 2, Ansvarsenhet 3, Ansvarsenhet 4, Ansvarsenhet 5, Ansvarsenhet 6, Ansvarsenhet 7, Ansvarsenhet 8, Ansvarsenhet 9, Ansvarsenhet 10, Ansvarsenhet 11, Ansvarsenhet 12, Debet, Debet kontotype, Debet avg.kode, Debet omsetningsklasse, Kredit, Kredit kontotype, Kredit avg.kode, Kredit omstningsklasse, Valutanummer, Valutakurs, Forfallsdato, Motref, Bankkonto, Org. nr., Betalingsbet., Fakturanummer, Prioritet, Leverandørnr., Ansattnr., Kundenr., Att. ansvarlig, Innkjøpsordrenr, KID, Klientbehandling, FOrdelingsnøkkel, Driftsmiddelnr., Driftsmiddelbehandling, EBF Valutakode, EBF avg. kode, EBF Dekl. kode, EBF bet. metode, EBF blankett-type, Kontant forfallsdato, Periodiseringsstart år/pr, Periodiseringsslutt år/pr, Per.nøkkel, Ekstern referanse 1, Ekstern referanse 2, Ekstern referanse 3, Dato 1, Dato 2, Betalingsmåte
    I tillegg grupperes det på følgende felt som ikke ligger tilgjengelig i vinduet i Dokumentsenter: VatAmountOverwritten, AmountExclVatOverwritten, FreeFlag1, FreePercentage1, Account, CountryType, RemittanceProfileNo, CurrencyExchangeRateUnit, ReferenceCurrencyNo, ReferenceCurrencyExchangeRate, ReferenceCurrencyExchangeRateUnit, TaxClass, Dispute, VatCode, VatChainNo, BatchNo, VoucherNo, RowState, LineType, Phase, ConstructionSite, CrossReferenceChainNo, AccountingYear, Period, ItemPrice, DiscountPercentage
Merk at kolonnen Bilagsgr. 2 ikke kan brukes til noe annet når denne funksjonen er slått på.







Avansert bruk av konteringsregler

Det er mulig å  justere og tilpasse konteringsregler manuelt. Dette gjøres i vinduet "Regnskapsguru EHF" i Visma Business. (Vinduet finner du under fliken ØB etter først å ha valgt bedrift "ØB Innstillinger".)
Om du føler deg som Rainman, kan du gjerne skrive konteringsregler rett inn i dette vinduet i stedet for å angi konteringsregler på bilagslinjene i Dokumentsenter. Kanskje mer relevant er muligheten for å finjustere konteringsreglene i dette vinduet, etter at de er automatisk opprettet.
Nedenfor beskrives tilpasningsmuligheter som kun kan utføres i dette vinduet.



Kontering med treff på deler av teksten

La oss si at du har laget en konteringsregel 110, med krav om at teksten på bilagslinja skal være "Renter 1.1. - 31.1.", uten anførselstegnene. Du ønsker at denne konteringsregelen skal slå inn også for februar, mars, og så videre. Dette løses på følgende måte:
  1. Åpne vinduet "Regnskapsguru EHF" i Visma Business. (Vinduet finner du under fliken ØB etter først å ha valgt bedrift "ØB Innstillinger".)
  2. Finn fram til den aktuelle konteringsregelen, der vil det stå "Renter 1.1. - 31.1." i kolonnen "Linjetekst/Produktnr".
  3. Endre teksten fra "Renter 1.1. - 31.1." til "Renter%". Prosenttegnet forstås som et "jokertegn", det vil si at man i dette tilfellet har justert konteringsregelen til å slå til dersom teksten starter med ordet Renter.
    Dersom man skriver "%Renter%" justeres konteringsregelen til å slå til dersom teksten inneholder ordet Renter. (Store og små bokstaver har ingen betydning.)
    Og for å ha nevnt det; skriver du "%Re%r%", så vil konteringsregelen slå til dersom teksten inneholder bokstavene "Re" og deretter bokstaven "r", for eksempel ordet Repeterende.
På samme måte som på linjenivå, kan også jokertegn (%) brukes for å angi deltekster i Fakturareferanse.



Kontering av ansvarsenheter fra fritekster på faktura
La oss si at du driver et transportselskap og at alle biler har hver sin avdeling. Avdelingsnummeret er bilens regnummer og ansvarsenhet 12 benyttes for disse avdelingene. Du ønsker at når regnummer står som en del av teksen på den inngående fakturaen, så skal dette påføres på bilagslinjene.
  1. Opprett konteringsregel på vanlig måte, for eksempel en konteringsregel 110.
  2. Åpne vinduet "Regnskapsguru EHF" i Visma Business. (Vinduet finner du under fliken ØB etter først å ha valgt bedrift "ØB Innstillinger".)
  3. Still deg på den aktuelle konteringsregelen. Nederst i vinduet kan avanserte konteringsregler angis. 
    1. Dersom du ønsker at bilagslinjen skal få påført avdelingsnummer (regnummer) fra teksten på bilagslinja, skriv verdien 12 (Ansvarsenhet 12) i feltet "Fakturalinjetekst til Ansv.enh.". 
    2. Dersom du ønsker at vilaglsinjen skal få påført avdelingsnummer (regnummer) fra fakturareferansen øverst på fakturaen, skriv verdien 12 (Ansvarsenhet 12) i feltet "Fakturareferanse til Ansv.enh.".
  4. Når denne konteringsregelen slår til neste gang, vil det bli lett etter regnummer som er opprettet i ansvarsenhet 12 i henholdsvis linjeteksten og fakturareferansen.
Det er mulig å hente en ansvarsenhet fra fakturalinjeteksten og en annen ansvarsenhet fra fakturareferanse.
Det er også mulig å hente samme ansvarsenhet, for eksempel ansvarsenhet 12, både fra fakturalinjeteksten og fra fakturareferansen. Dersom begge slår til, vil fakturalinjeteksten ha forrang.

Husk at denne automatkonteringen er knyttet til den aktuelle konteringsregelen du står på, øverst i vinduet.

Kontering av ansvarsenheter fra fritekster på faktura anbefales brukt på "komplekse ansvarsenhetsnumre". Regnummer er et godt eksempel; det skal godt gjøres at et regnummer står som en del av teksten på en bilagslinje uten at det er et regnummer. Jo mer generelle numre som brukes, jo større er sjansen for feilkontering, for eksempel vil avdelingsnumrene 1, 2, og 3 slå til så sant disse tallene er i bruk i friteksten.

Merk: Dersom du tar i bruk kontering av ansvarsenheter fra fritekst på faktura, så kan ikke kolonnene Fri 3 og Fri 4 på bilagslinjene i Dokumentsenter brukes til andre formål før ØB Regnskapsguru EHF har gjort seg ferdig med bilagslinjen. Disse to kolonnene benyttes midlertidig i konteringen av ansvarsenheter fra fritekster på faktura.



Bruk av tekster fra andre felt på den inngående fakturaen
I Dokumentsenter kan du styre hvilke tekster som skal hentes fra XML-dokumentet. Dette kan gjøres på leverandørnivå ved å velge Verktøy og "Tolkingsordliste for XML". Bruk gjerne dette dersom det for eksempel ligger relevant informasjon i notatfeltet (Invoice\cbc:Note) på den inngående fakturaen. I så fall kan tekst i fakturahodet pekes mot feltet Fakturareferanse. På fakturalinjenivå kan pekes teksten mot "Linje tekst".

Vær oppmerksom ved endring av "Tolkingsordliste for XML" slik at ikke et godt fungerende oppsett forstyrres av at du oppretter en ny tolkeregel. Det anbefales å opprette nye tolkeregler per leverandør.
Dersom du ikke er 100 % trygg på hvordan du bygger opp tolkingsordliste for XML, så be om bistand.