Ofte stilte spørsmål - ØB Fakturapost for Visma Business og Visma Global

  1. Er ØB Fakturapost sikkert?
    • ØB Fakturapost benytter e-post for overføring av dokumenter og er derfor like sikkert som alminnelig informasjonsutveksling på e-post.
    • Før e-post lastes ned kontrollerer ØB Fakturapost at området som dokumenter skal lagres til faktisk finnes og kan skrives til. Dermed risikerer vi ikke at bilag lastes ned men ikke lar seg lagre.
    • Det skjer en virusvask i skyen som stopper e-poster med tradisjonelle virus, men det forutsettes at alle fil- og programservere i tilknytning til Visma Dokumentsenter har oppdatert operativsystem og at det kjører oppdatert sanntidsbeskyttelse mot virus, ormer og annet. 
    • Dersom det sendes til orgnr@fakturapost.no så åpnes eller leses ikke vedleggene, i stedet lagres de på angitt sted med nytt navn. Dokumentene åpnes av Visma Dokumentsenter og i denne filbehandlingen håndteres eventuelle trusler i filene av serverens sikkerhetsprogramvare. 
    • Dersom det sendes til orgnr@regnskapsbilag.no så skjer det en teknisk formatkonvertering av e-post og vedlegg fra tidligere format til pdf-format. Disse nye pdf-filene tildeles nytt navn. Dokumentene åpnes av Visma Dokumentsenter og i denne filbehandlingen håndteres eventuelle trusler i filene av serverens sikkerhetsprogramvare.

  2. Hvilke filtyper støtter ØB Fakturapost?
    TjenestesammenligningPNG
    ØB Fakturapost støtter alle filtyper. Her er en detaljert forklaring:
    1. Jeg sender inn flere bilag vedlagt samme e-post.
      • Bruk orgnr@fakturapost.no, for eksempel 999888777@fakturapost.no.
        • Pdf- og tif-dokumenter som følger med e-posten som vedlegg kommer enkeltvis inn i Dokumentsenter, altså ett bilag per vedlegg i riktig format.
          • Støttede filtyper:
            • Vedleggstyper (ikke embeddede vedlegg, da må du sende til orgnr@regnskapsbilag.no i stedet):
              • Pdf
              • Tif
              • Tiff
              • Xml
    2. Jeg sender inn ett bilag per e-post og ønsker å kunne pakke inn (embedde) vedlegg i e-posten, skrive noe i e-posten som skal inn i regnskapet eller bruke andre format enn pdf og tif.
      • Send til adresse orgnr@regnskapsbilag.no, for eksempel 999888777@regnskapsbilag.no.
        • Hele e-postinnholdet samles i ett bilag, sendes til mottakers ØB Fakturapostkonto (som har samme fornavn som fakturapost.no-adressen) og kommer inn som ett bilag i Dokumentsenter, uansett hvor mange dokumenter som er vedlagt e-posten.
           Eksempel: En e-post med pdf-faktura og timeliste i Excel gir ett bilag i dokumentsenter med både faktura, timeliste og e-post.
          • Støttede filtyper:
            • Vedleggstyper (også embeddede vedlegg):

                • pdf
                • pdf vedlagt i zip-fil
                • docx
                • doc
                • rtf
                • odt
                • xlsx
                • xls
                • ods
                • htm
                • html
                • tif > 5 kB
                • tiff > 5 kB
                • jpg > 50 kB
                • jpeg > 50 kB
                • bmp > 50 kB
                • gif > 50 kB
                • png > 50 kB
                • msg
                • eml
              • Pdf-dokumenter (uten passordbeskyttelse) som det er linket til i selve e-posten
                (Merk her at enkelte webtjenester, for eksempel Maildrop, tilbyr opplasting av pdf-dokumenter der en link sendes til mottaker. I disse tilfellene er det ikke alltid at linken i e-posten peker direkte på pdf-dokumentet og uten en direktelink til pdf-dokumentet vil ikke ØB Fakturapost kunne laste ned pdf-dokumentet.) 
              • Selve e-posten

              Med forbehold om endringer.

              Merk at makroaktiverte dokumenter og dokumenter med skjulte utskriftsområder ikke nødvendigvis vises riktig på grunn av at ØB Fakturapost behandler alle filer maskinelt. Bilaget vil dog alltid komme fram i Dokumentsenter slik at man eventuelt kan kontakte avsender.
      • Se video og lær mer

  3. Hvilke innstillinger anbefales på skanneren?
    Skann med oppløsning = 300 dpi (punkter per tomme) i svart-hvitt (ikke gråtoner). Skann hver side til en fil og legg ved alle filene på samme e-post.

  4. Er det noen begrensninger i ØB Fakturapost?
    1. Lengde på filnavn: Ingen begrensninger
    2. Tittel på e-post: Ingen begrensninger
    3. Lengde på e-post: Ingen begrensninger
    4. Antall sider vedlagt: Det er ikke noen kjent begrensning, vi har testet 1000 sider.
    5. Størrelse på enkeltvedlegg: Maks størrelse på e-post som kan mottas er 50 mb. Vær oppmerksom på at ulike e-poststandarder "blåser opp" vedleggsstørrelser ved oversending slik at man i praksis ikke kan utnytte disse 50 mb til å sende et 50 mb stort vedlegg. Vi har sett eksempler på at vedlegg på 35 mb har medført e-post med størrelse tett oppunder 50 mb. Dersom det sendes til orgnr@regnskapsbilag.no gjøres det en formatkonvertering og hvis vedlegget, ved konvertering til pdf, overstiger størrelsesbegrensningene som er beskrevet så vil dokumentet ikke komme fram. Det kan ligge ytterligere begrensninger i avsenders e-postsystem.
    6. Antall vedlegg per e-post: Det er ikke noen kjent begrensning, løsningen er testet med 200 vedlegg. (200 vedlegg er det maksimale antallet vedlegg som støttes av for eksempel Outlook.)
    7. Samlet størrelse på alle vedlegg: Begrensningen ligger i e-postsystemene og dette vil variere.
    8. Filsti til autoimportområde for Dokumentsenter: Filstien må ikke overstige 130 tegn; da kan navn på mottatt fil pluss filsti overstige 260 tegn. (Dette er en berensning i .Net-rammeverket.)
    9. Generelt anbefaler vi å ikke "provosere" med å sende rare/store/alt for mange filer. Husk at det som sendes inn skal være forståelig regnskapsdokumentasjon. Vi vil ikke kunne bistå med feilsøk i de tilfeller der problemet synes å være andre steder enn i ØB Fakturapost eller der systemet er "pushet" mot de beskrevne fysiske begrensningene. ØB Fakturapost fungerer til all normal bruk. Bruk fornuft som ved all annen sending av e-post.

  5. Kan vi søke på mottatte bilag?

    • Visma Business
      • Velg bedrift "ØB Innstillinger" i Visma Business. Dersom dere ikke har noen bedrift som heter "ØB Innstillinger" så velg hovedbedriften i Visma Business.
      • Velg fanen ØB på båndet øverst.
      • Velg vindu "ØB Innstillinger".
      • Velg fanen Logger.
      • Velg fanen "ØB Integrasjon".
      • Her vises loggen for ØB Fakturapost og e-post som er behandlet. 
        • Dersom e-post er sendt til orgnr@regnskapsbilag.no vil filnavnet i denne loggen være oppbygd av dato + løpenr + 9 første tegn i mottakers e-postadresse (orgnr) + 50 første tegn i avsenders navn og e-postadresse + løpenummer.
        • Dersom e-post er sendt til orgnr@fakturapost.no vil filnavnet i denne loggen være oppbygd av dato + løpenr + opprinnelig filnavn fra avsender.


    • Visma Global:
      • Ved bruk av Visma Global er dette kun mulig etter at dokumentene har kommet inn i Dokumentsenter.


  6. Hvor lang tid tar det før fakturaene kommer inn i Dokumentsenter?
    ØB Fakturapost sjekker for inngående e-post hvert minutt. Merk at det kan ta ytterligere tid før dokumentet kommer til Visma Dokumentsenter, ventetiden vil her avhenge av hvor raskt Dokumentsenter jobber og hvor mange klienter som er satt opp i Visma Dokumentsenter.
    Hvor lang tid en e-post bruker på å sendes mellom avsendere og mottakere vil variere. Dersom e-post sendes til orgnr@regnskapsbilag.no skjer det i tillegg en formatkonvertering; avhengig av belastning vil dette også ta litt tid.

  7. Kan ØB Fakturapost konbineres med Visma AutoInvoice?
    Ja. Vi anbefaler å benytte AutoInvoice for å kunne motta elektroniske fakturaer. 

  8. Det kommer ingen dokumenter inn i Dokumentsenter. Hvorfor ikke?
    Dersom du vet at det er sendt e-post med vedlegg i riktig format som ikke kommer inn i Dokumentsenter, kan det, dersom dere bruker tjenesten på flere organisasjonsnumre, være lurt å sjekke om det kommer inn dokumenter på en annen klient.
    • Hvis andre klienter fungerer:
      • Sjekk at organisasjonsnummeret er registrert på regnskapsklienten.
      • Sjekk at organisasjonsnummeret er registrert på bare én regnskapsklient. (Om samme organisasjonsnummer ligger på flere klienter kan dokumentene havne på feil regnskapsklient.)
      • Sjekk at det ikke er mer enn én regnskapsklient som har navnet du ønsker å ta inn dokumenter på. (Om samme navn ligger på flere klienter kan dokumentene havne på feil regnskapsklient.)
      • Om du bruker Visma Business: Kontroller at klienten er angitt i ØB Fakturapost-skjermbildet.
    • Hvis det ikke fungerer på andre klienter:
      • Restart windowsservicene som Visma Dokumentsenter benytter. Trolig er det en service som ikke gjør jobben som forventet.
      • ØB Fakturapost kommuniserer via e-post (selvsagt). Følgende porter må være åpne på serveren der servicen står og går:
        • For å hente inngående dokumenter: Port 995 til mail.webhuset.no
        • For å sende varsler/alarmer til systemansvarlig: Port 587 til smtp.webhuset.no

  9. Kan man sende flere fakturaer med samme e-post?
    Ja. Hvert vedlegg i en e-post blir til ett dokument i Dokumentsenter. Det betyr at en flersidig faktura må sendes som en flersidig fil, men at flere fakturaer kan legges ved samme e-post som separate dokumenter. 

  10. Skanninger fra mobil kommer ikke inn i Dokumentsenter.
    To mulige årsaker: 

    • Avsender (vedkommende med mobiltelefon) har ikke gjort engangsoppsettet riktig slik at bildene som tas ikke sendes i rett format. Sjekk oppsettet på www.regnskapsbransjen.no/skanner.

    • Vedlegg sendes ikke som vedlegg og e-posten sendes til :

      Dersom det kommer inn bilag fra andre avsendere så har det å gjøre med avsenderen, det vil si mobiltelefonen, og hvordan denne håndterer vedlegg til e-post.

      Det er viktig at vedleggene ligger som vedlegg og ikke bakes inn (embeddes) i e-posten. Om kikker på e-poster mottatt i for eksempel Outlook så er det ikke alltid like enkelt å se hvorvidt vedleggene er embedded eller ikke - ofte ser vedlegg ut som vedlegg, uansett. Dette er det dessverre lite vi kan gjøre med.
      Så lenge e-postklienten sannsynligvis ikke legger ved skanningen som et vedlegg så blir dette ikke forstått av ØB Fakturapost. ØB Fakturapost leser ikke innholdet i e-posten men forholder seg til vedleggene som ligger ved. Disse må være i tiff-, tif-, pdf- eller xml-format for at Dokumentsenter skal kunne nyttegjøre seg dokumentene.

      Om meldingen i stede sendes til orgnr@regnskapsbilag.no så vil det fungere.

  11. Hvorfor er ikke alt innholdet på fakturaen ferdig utfylt i Visma Dokumentsenter?
    ØB Fakturapost står for mottak av e-post, uttrekk av vedlegg og tilrettelegging til Dokumentsenter. Det er Visma Dokumentsenters innebygde tolkemotor som står for selve tolkingen.
    Denne kan påvirkes/forbedres ved hjelp av egendefinerte ordlister og masker som forteller tolken hvor de ulike informasjonselementene finnes.
    • Vi anbefaler å ha gode egendefinerte ordlister slik at fakturanummer, fakturadato og så videre kan finnes ved hjelp av ledetekster på fakturaen. Dette er en engangsjobb som fort betaler seg.
    • Å legge maske er også en god løsning så lenge man mottar fakturaene på pdf fra leverandørene. Da fungerer det veldig godt fordi alle felt på dokumentene er 100 % likt plassert, hver gang.
      Om dere skanner fakturaer og sender til orgnr@fakturapost.no så vil maske ikke være like effektivt; skjevskanning eller bruk av ulike skannere kan redusere treffprosenten ved bruk av maske.

  12. Linkene i skjermbildet i Visma Business fungerer ikke 
    Dersom linkene i skjermbildet i Visma Business ikke åpner bestillingsskjema og forslag til leverandørbrev, er det trolig sperret for nettilgang på asp-senteret dere benytter. Ta kontakt med asp-leverandøren og be dem om å åpne opp for å vise sider fra http://www.regnskapsbransjen.no

    Dette er linkene som skal vises i skjermbildet for ØB Fakturapost:
    Punkt 1: http://www.regnskapsbransjen.no/fakturapost
    Punkt 5: http://www.regnskapsbransjen.no/fakturapost/Brev_til_leverandorer_om_ny_fakturaadresse.doc

  13. Jeg har mottatt e-post fra ØB Fakturapost som sier at noe er galt:
    • Generelt gjelder at dersom det kommer en e-post med en av meldingene nedenfor, så er det ett eller annet med server(e) eller tilgang til Internett som forhindrer ØB Fakturapost fra å gjøre jobben. Dette er typisk ved serveromstarter eller dersom internettilgangen er nede et øyeblikk. Dersom det er en vedvarende feil så kommer disse meldingene "hele tiden". Når meldingene ikke kommer så fungerer alt som det skal. 

      1. "Feil i ØBFakturaIntegrasjon.Main, Server not found"
        ØB Fakturapost finner ikke angitt SQL Server. Dette skyldes typisk ved omstart av servere.
        Dersom denne meldingen ikke fortsetter å komme hver gang ØB Fakturapost sjekker for nye dokumenter som skal inn i Dokumentsenter, så er alt OK. Det skyldes trolig en restart av en server eller en nettlinje som var utilgjengelig et kort øyeblikk. Denne meldingen betyr ikke at det er et inngående dokument som har feilet - dette er en melding om at et filområde ikke er tilgjengelig på undersøkelsestidspunktet.
      2. Feil i ØBFakturaIntegrasjon.Main - A network-related or instance-specific error occurred while establishing a connection to SQL Server.
        Se punktet ovenfor. 
      3. Feil i ØBFakturaIntegrasjon.Main, 

        A transport-level error has occurred when receiving results from the server. (provider: TCP Provider, error: 0 - The specified network name is no longer available.)  The database connection is closed by the database server. The connection remains valid in the connection pool of your app; as a result, when you pickup the shared connection string and try to execute it's not able to reach the database.
        Se punktet ovenfor.

      4. Feil i ØBFakturaIntegrasjon.Main - The specified network name is no longer available.
        Se punktet ovenfor. 
      5. Feil i ØBFakturaIntegrasjon.Main, 

        Execution Timeout Expired. The timeout period elapsed prior to completion of the operation or the server is not responding.
        Se punktet ovenfor.

      6. "Feil i ØBFakturaintegrasjon.Main, Connection Timeout Expired"
        SQL Server bruker for lang tid på å svare på henvendelsen fra ØB Fakturapost. Dette kan skyldes serveromstart eller at SQL Server rett og slett er så opptatt at den ikke har ressurser til å svare på henvendelsen i rett tid.
        Dersom denne meldingen ikke fortsetter å komme hver gang ØB Fakturapost sjekker for nye dokumenter som skal inn i Dokumentsenter, så er alt OK. Det skyldes trolig en restart av en server eller en nettlinje som var utilgjengelig et kort øyeblikk. Denne meldingen betyr ikke at det er et inngående dokument som har feilet - dette er en melding om at et filområde ikke er tilgjengelig på undersøkelsestidspunktet.
      7. "Feil i ØBFakturaIntegrasjon.Main - Server did not accept user credentials"
        Om du får e-post med denne feilmeldingen kan det tyde på at det er lagt inn et klientnummer i skjermbildet for ØB Fakturapost der klientoppsett ikke er bestilt. Følg de fire første stegene for klientoppsett som beskrevet i skjermbildet for ØB Fakturapost. 
      8. "Feil under nedlasting av filer i ØBFakturaIntegrasjon - Unntak = Access to the path '[Filsti]' is denied."
        Windowsbrukeren som er satt opp til å kjøre ØB Fakturapost har ikke tilgang til autoimportmappen. Dette har å gjøre med rettighetsproblematikk i Windows og må rettes. Denne meldingen betyr ikke at det er et inngående dokument som har feilet - dette er en melding om at et filområde ikke er tilgjengelig på undersøkelsestidspunktet.
      9. "Feil under nedlasting av filer i ØBFakturaIntegrasjon - Unntak = Could not find a part of the path 'd:\temp\Visma Demo'."
        ØB Fakturapost har ikke tilgang til filstien som er angitt som autoimportmappe i Visma Dokumentsenter. Dette kan skyldes restart av en server, men hvis feilmeldingen fortsetter å komme, så må dette undersøkes nærmere. Denne meldingen betyr ikke at det er et inngående dokument som har feilet - dette er en melding om at et filområde ikke er tilgjengelig på undersøkelsestidspunktet.
      10. "Feil under nedlasting av filer i ØBFakturaIntegrasjon - Unntak = 'null' is not a supported encoding name."
        ØB Fakturapost har mottatt en e-post som ikke forholder seg til alminnelige kodestandarder. Det er rett og slett feil i en mottatt e-post, og denne e-posten hindrer nedlasting til Visma Dokumentsenter.
        Ta kontakt med ØkonomiBistand for å få hjelp til å fjerne e-posten som forårsaker dette. 
      11. "Feil under lesing av e-post i ØBFakturaIntegrasjon - Unntak = Media Type must be in the format type "/" subtype Parameter name: mediaType
        Se punktet ovenfor.
      12. "Feil under nedlasting av filer i ØBFakturaIntegrasjon - Unntak = Unable to read data from the transport connection "
        ØB Fakturapost mangler rett og slett kontakt med omverdenen. Dette kan skyldes restart av en server eller lignende, men hvis feilmeldingen fortsetter å komme, så må dette undersøkes nærmere. Denne meldingen betyr ikke at det er et inngående dokument som har feilet - dette er en melding om at noe på nettverket ikke er tilgjengelig på undersøkelsestidspunktet. 
      13. "Feil under nedlasting av filer i ØBFakturaIntegrasjon - A transport-level error has occurred when receiving results from the server. Provider: TCP Provider, error: 0"
        Denne meldingen kommer typisk hvis SQL Server (der blant annet Visma Business/Visma Global lagrer alle data) restartes. Hvis feilmeldingen kommer gjentatte ganger, så må dette undersøkes nærmere. Denne meldingen betyr ikke at det er et inngående dokument som har feilet. 
      14. "Feil i ØBFakturaIntegrasjon.main - Cannot open database "Fxxxx" requested by the login. The login failed. Login failed for user 'nnn'."
        Denne meldingen kommer typisk hvis SQL Server (der blant annet Visma Business/Visma Global lagrer alle data) restartes. Hvis feilmeldingen kommer gjentatte ganger, så må dette undersøkes nærmere. Denne meldingen betyr ikke at det er et inngående dokument som har feilet. 
      15. "Feil under nedlasting av filer i ØBFakturaIntegrasjon - Unntak: The given path's format is not supported" 
        Denne meldingen kommer dersom noen har sendt et vedlegg uten filetternavn. Dette byr på utfordringer ettersom filetternavnet er avgjørende for hvorvidt filen skal inn i Visma Dokumentsenter eller ikke. Løsningen forutsetter at alle vedlegg har et etternavn, for eksempel pdf, jpg, et cetera, for uten filetternavn vil ikke filer la seg åpne i noen applikasjon.
        Ta kontakt med ØkonomiBistand dersom du får denne meldingen.
      16. "Feil under nedlasting av filer i ØBFakturaIntegrasjon - Unntak: The network path was not found" 
        Denne meldingen kommer typisk hvis en server som Visma Dokumentsenter benytter restartes. Hvis feilmeldingen kommer gjentatte ganger, så må dette undersøkes nærmere. Denne meldingen betyr ikke at det er et inngående dokument som har feilet. 
      17. "The input is not a valid Base-64 string as it contains a non-base 64 character, more than two padding characters, or an illegal character among the padding characters." 
        Denne meldingen skyldes feilkoding i e-posten som er mottatt, altså en slags teknisk feil hos avsender. Denne feilen medfører at mottak av regnskapsbilag stopper opp. Ta kontakt med ØkonomiBistand for å løse saken. Husk at ingen bilag forsvinner i ØB Fakturapost, selv om slike meldinger kommer.
      18. "Unknown parameter in Content-Disposition. Ask developer to fix! Parameter: TYPE" 
        Se punktet ovenfor.
      19. "Gjelder firma [...] Unntak = Illegal characters in path." 
        Se punktet ovenfor.
      20. "Index was out of range. Must be non-negative and less than the size of the collection." 
        Se punktet ovenfor.
      21. "The specified path, file name, or both are too long. The fully qualified file name must be less than 260 characters, and the directory name must be less than 248 characters."
        Navnet på vedlegget er så langt at det, sammen med filsti til autoimportområdet til Dokumentsenter, overstiger 260 tegn. (Dette er en begrensning i .Net.)

  14. Det er ett organisasjonsnummer som ØB Fakturapost ikke virker på
    Er tjenesten bestilt for det aktuelle organisasjonsnummeret? Husk å melde inn organisasjonsnumrene ved å følge anvisningen i høyre del av skjermbildet for ØB Fakturapost.