Elinn er et komplett fagsystem for elektrobransjen. Elinn leveres av Inprog.
Integrasjonen overfører automatisk nødvendige data mellom Visma Business og Elinn. Denne integrasjonen leveres av Cloud connection.
Hvordan er arbeidsfordelingen mellom de som kan elektrofaget og regnskapsfører?
Grunntanken bak denne integrasjonen er at den som jobber med elektro skal benytte Elinn og at den som jobber med regnskap skal benytte Visma Business. Alt for ofte ser man at integrasjoner ikke gir klare nok skillelinjer mellom fagområder. Denne integrasjonen gjør at regnskapsfører ikke trenger å benytte Elinn og tilsvarende trenger ikke elektroarbeideren benytte Visma Business:
Den som jobber med elektrofaget klargjør for fakturering i Elinn .
Integrasjonen overfører det om skal faktureres til Visma Business.
Fakturering og påfølgende oppfølging (purring, betalingsregistrering, et cetera) skjer fra Visma Business, enten manuelt eller ved hjelp av automatikk. Bruk gjerne standard faktureringsvindu i Visma Business.
Hvilke data overføres fra Elinn til Visma Business?
Ordrer og ordrelinjer. (Det opprettes ny ordre ved hver overføring.)
Kundeopplysninger (Dette vedlikeholdes i Elinn.)
Produkter (Kun produkter som er nødvendige for å opprette faktura blir overført til Visma Business. Elinn holder orden på komplett produktregister og priser.)
Nødvendige fakturavedlegg.
Øvrige verdier hentes fra oppsettet i Visma Business.
Generelt gjelder at de verdier som er registrert i Elinn og som overføres til Visma Business må være på et format som er mulig å registrere i skjermbildet i Visma Business. Det vil for eksempel feile dersom det forsøkes overført et for langt organisasjonsnummer.
Hvor ofte overføres data?
Overføringsfrekvensen bestemmes av Inprog.
Dersom en overføring av data feiler vil fakturaunderlaget bli forsøkt overført ti ganger på rad. Dersom fakturaunderlaget av en eller annen grunn ikke lar seg overføre sendes en e-post til kontaktperson der Visma Business benyttes.
Vi har spørsmål til hvordan vi skal sette opp Visma Business.
For Visma Business-support må du kontakte din Visma Business-partner. De kan bistå med spørsmål rundt oppsett og bruk av og i Visma Business. Men vi kan gi noen tips (husk bare at ytterligere spørsmål skal rettes til din Visma Business-partner):
Sending på e-post virker ikke som forventet,
Det er to e-postadresser som kan overføres fra Elinn. Den ene er for "vanlig" e-postdialog, den andre er for sending av fakturaer. Førstnevnte legges i Visma Business i feltet e-postadresse, sistnevnte legges i feltet "AutoInvoice e-postadresse" på kunden. Bruken av disse feltene følger vanlig Visma Business-logikk.
Vi vil styre inntektsføring av produktene som faktureres: Dette gjøres på vanlig måte i Visma Business. Når et nytt produkt opprettes i forbindelse med faktura så benytter Visma Business standardkonti angitt i avgifts- og bokføringsgruppen som ligger i feltet "Std. avg. og bokf.gr." i tabellen Bedriftsopplysninger. Avgift- bokføringsgruppe kan overstyres på det enkelte produkt etter at produktet er opprettet.
Vi vil benytte kostpriser på det som faktureres: Dette gjøres på vanlig måte i Visma Business. Når et nytt produkt opprettes i forbindelse med faktura så benytter Visma Business standardkonti angitt i avgifts- og bokføringsgruppen som ligger i feltet "Std. avg. og bokf.gr." i tabellen Bedriftsopplysninger. Avgift- bokføringsgruppe kan overstyres på det enkelte produkt etter at produktet er opprettet.
Ordretekst blir ikke med på fakturaen: Ordretekst fra Elinn kan være lang. Derfor benyttes ordrememo i Visma Business. For at denne skal være med på utskrift må det i utskriftsdialogen i Visma Business, under Avansert, være krysset av for Ordrelinje-memoer.
Hva er det med dette "999t-produktet"? Dette er en ordrelinje som legges inn på ordren for å gi plass til ordrelinjememo. I ordrelinjememoen setter vi ordreteksten fra Elinn. Vi anbefaler å gå inn på Behandlingsmåte - Utskrift på dette produktet og undertrykke Produktnr, Antall, "Pris og rabatt", Beløp og eventuelt "Kostpris og kostnad" ettersom dette er irrelevante opplysninger for ordrelinjer som benytter dette produktet.
Hva trengs av programvare for å benytte denne integrasjonen?
Elinn (Ta kontakt med Inprog for mer informasjon)
Visma Business (Ta kontakt med din eksisterende Visma-partner, eventuelt Cloud Connection for mer informasjon)
Med den nye lisensstrukturen er nødvendig VBS tjenerlisens (VBS Server Integration) inkludert. Den gamle lisensmodellen krever anskaffelse av denne lisensen.
For å fakturere i Visma Business kreves rettigheter til dette.
Integrasjonen er laget slik at det normalt ikke er behov for å gjøre tekniske endringer i operativsystem, brannmur eller lignende. Integrasjonen bestilles her.
Hva koster integrasjonen?
Integrasjon mellom Elinn og Visma Business:
Oppstart/oppsett kr 2 490,-
Pris per måned per bedrift kr 249,-
Hva skjer ved flytting og oppgradering av Visma Business?
Ved oppgradering av Visma Business må integrasjonen settes opp på nytt med programfiler som fungerer mot den nye versjonen av Visma Business. Ta kontakt i forkant av oppgradering.
Dersom Visma Business-dataene flyttes til ny SQL Server må den sentrale lisensen som styrer selve integrasjonen oppdateres. Ta kontakt i forkant av flytting.
Teknisk informasjon
Bruker vbs er opprettet med Moduler = 8388608. Dette må ikke endres. (Dersom vbs tjenerintegrasjon på forhånd er opprettet med annet brukernavn så vil dette bli brukt.)
Bruker vbs har fått passord tilsvarende system-brukeren i Visma Business. Dette må ikke endres.
Bruker system benyttes som ContextUser for vbs og må ikke endres.
Løsningen bruker windowsservicen CC Integrasjon. Denne er satt opp med samme bruker som windowsservicene til Visma Dokumentsenter og må administreres på samme måte som disse.
Løsningen er installert parallelt med Visma Business-installasjonen på applikasjonsserveren
Løsningen må rekonfigureres dersom SQL-bruker sa får nytt passord eller løsningen flyttes til ny SQL Server-instans.
Løsningen er avhengig av nettilgang for lisenssjekk. Dette er testet på oppsettidspunktet.
For å sende eventuelle feilmeldinger forutsettes port 587 til smtp.webhuset.no åpen på applikasjonsserver.
Det virker ikke!
Hvis overføringen for dette elektrofirmaet fungert tidligere:
Restart windowsservicen CC Integrasjon som kjører på samme applikasjonsserver som Visma Business. (Kontakt eventuelt driftsansvarlig for å gjøre dette.)
Sjekk at windowsservicen CC Integrasjon kjører med samme bruker som Visma Dokumentsenter sine windowsservicer. (Kontakt eventuelt driftsansvarlig for å gjøre dette.)
Dersom det er gjort tekniske endringer på serveren, se punktene ovenfor på denne siden.
Sjekk at det ikke er gjort tekniske endringer på serveren som begrenser muligheten for å kommunisere ut over Internett. Data hentes via webservice og løsningen benytter online lisenssjekk.
Hvis det har kommet feilmelding på e-post om at noe er galt:
Dersom du har tilgang til databasen (SQL Server) der Visma Business er installert så kan følgende skript kjøres for å eventuelt finne om noe er logget som feil: SELECT TOP (1000) [LogNo], [LogText], [LogLevel], [TaskNo], [Method], [LogRowDateTime] FROM [OBIntegrasjonsDB].[dbo].[Log] WHERE LogText LIKE 'Error%' AND TaskNo = 600000 ORDER BY LogNo DESC
Dersom loggen i punkt a. ikke løser problemet, ta kontakt via dette skjemaet.
