Contracing Works - Visma Business:
Integrasjon mot ordre- og prosjektstyringssystem for håndverkere

Ofte stilte spørsmål



  1. Hvordan bestilles integrasjonen?

  2. 1.     Hva er Contracting Works og hva gjør denne integrasjonen?
    • Contracting Works er et komplett ordre- og prosjektstyringssystem for håndverksbransjen. Contracting Works leveres av Økonomibistand.

    • Integrasjonen overfører automatisk nødvendige data mellom Visma Business og Contracting Works . Denne integrasjonen leveres av ØkonomiBistand. 

  3. Hvordan er arbeidsfordelingen mellom prosjektleder/saksbehandler og regnskapsfører?
    • Grunntanken bak denne integrasjonen er at den som jobber med ordre og prosjekt skal benytte Contracting Works og at den som jobber med regnskap skal benytte Visma Business. Alt for ofte ser man at integrasjoner ikke gir klare nok skillelinjer mellom fagområder. Denne integrasjonen gjør at regnskapsfører ikke trenger å benytte Contracting Works og tilsvarende trenger ikke prosjektleder/saksbehandler benytte Visma Business:
      1. Den som jobber med ordre/prosjekt klargjør for fakturering/kreditering i Contracting Works .
      2. Dersom inngående fakturaer skal kobles mot ordre i Contracting Works bør prosjektleder/saksbehandler ha tilgang til VDC/Approval.
      3. Integrasjonen overfører det om skal faktureres til Visma Business,  og returnerer informasjon til Contracting Works (Fakturanummer, fakturadato, Bruttobeløp, forfallsdato, etc).
      4. Fakturering og påfølgende oppfølging (purring, betalingsregistrering, et cetera) skjer fra Visma Business, enten manuelt eller ved hjelp av automatikk. Bruk gjerne standard faktureringsvindu i Visma Business.

  4. Hvilke data overføres fra Contracting Works til Visma Business?

    • Prosjekt / Ordrer og ordrelinjer .  Det er KUN i Contracting Works at man vil ha et komplett prosjektregnskap / DB pr ordre.
    • Kunder (Opprettes i Contracting Works, vedlikeholdes i Visma Business).
    • Produkter (Kun produkter som er nødvendige for å opprette faktura blir overført til Visma Business. Contracting Works holder orden på komplett produktregister og priser.)
    • Nødvendige fakturavedlegg. Ikke enda!
    • Øvrige verdier hentes fra oppsettet i Visma Business.  (Hovedbok, ansatte, MVA-koder, avdeling, etc). 
    • Generelt gjelder at de verdier som er registrert i Contracting Works og som overføres til Visma Business må være på et format som er mulig å registrere i skjermbildet i Visma Business. Det vil for eksempel feile dersom det forsøkes overført et for langt organisasjonsnummer.
    • Lønnsgrunnlag eksporteres fra Contracting Works til lønnssystem.

  5. Hvor ofte overføres data?
    • Overføringsfrekvensen bestemmes av ØB.
    • Dersom en overføring av data feiler vil fakturaunderlaget bli forsøkt overført ti ganger på rad. Dersom fakturaunderlaget av en eller annen grunn ikke lar seg overføre sendes en e-post til kontaktperson der Visma Business benyttes. 

  6. Vi har spørsmål til hvordan vi skal sette opp Visma Business.
    • For Visma Business-support må du kontakte din Visma Business-partner. De kan bistå med spørsmål rundt oppsett og bruk av og i Visma Business. Men vi kan gi noen tips (husk bare at ytterligere spørsmål skal rettes til din Visma Business-partner):
      • Sending på e-post virker ikke som forventet,
      • Vi vil styre inntektsføring av produktene som faktureres:  Dette gjøres på vanlig måte i Visma Business. Avgifts- og bokføringskonto bestemmes av fakturalinjeregel i Contracting Works, men kan overstyres i VB før utfakturering.
      • Ordretekst blir ikke med på fakturaen: Ordretekst fra Contracting Works kan være lang. Derfor benyttes ordrememo i Visma Business. For at denne skal være med på utskrift må det i utskriftsdialogen i Visma Business, under Avansert, være krysset av for Ordrelinje-memoer.  Sjekk at dette stemmer! 

  7. Hva trengs av programvare for å benytte denne integrasjonen?
    • Contracting Works 
    • Visma Business (Ta kontakt med din eksisterende Visma-partner, eventuelt ØkonomiBistand for mer informasjon)
      • Med den nye lisensstrukturen er nødvendig VBS tjenerlisens (VBS Server Integration) inkludert. Den gamle lisensmodellen krever anskaffelse av denne lisensen.
      • For å fakturere i Visma Business kreves rettigheter til dette.
    • Integrasjonen er laget slik at det normalt ikke er behov for å gjøre tekniske endringer i operativsystem, brannmur eller lignende. Integrasjonen bestilles her. 

  8. Hva koster integrasjonen?
    • Integrasjon mellom Contracting Works og Visma Business:
      • Oppstart/oppsett kr X XXX,-
      • Pris per måned per bedrift kr XXX,- 

  9. Hva skjer ved flytting og oppgradering av Visma Business?
  10. Teknisk informasjon
    • Bruker vbs er opprettet med Moduler = 8388608. Dette må ikke endres. (Dersom vbs tjenerintegrasjon på forhånd er opprettet med annet brukernavn så vil dette bli brukt.)
    • Bruker vbs har fått passord tilsvarende system-brukeren i Visma Business. Dette må ikke endres.
    • Bruker system benyttes som ContextUser for vbs og må ikke endres.
    • Løsningen bruker windowsservicen ØB Integrasjon. Denne er satt opp med samme bruker som windowsservicene til Visma Dokumentsenter og må administreres på samme måte som disse.
    • Løsningen er installert parallelt med Visma Business-installasjonen på applikasjonsserveren
    • Løsningen må rekonfigureres dersom SQL-bruker sa får nytt passord eller løsningen flyttes til ny SQL Server-instans.
    • Løsningen er avhengig av nettilgang for lisenssjekk. Dette er testet på oppsettidspunktet.
    • For å sende eventuelle feilmeldinger forutsettes port 587 til smtp.webhuset.no åpen på applikasjonsserver.

  11. Det virker ikke! 
    • Hvis overføringen for dette firmaet fungert tidligere:
      1. Restart windowsservicen ØB Integrasjon som kjører på samme applikasjonsserver som Visma Business. (Kontakt eventuelt driftsansvarlig for å gjøre dette.)
      2. Sjekk at windowsservicen ØB Integrasjon kjører med samme bruker som Visma Dokumentsenter sine windowsservicer. (Kontakt eventuelt driftsansvarlig for å gjøre dette.)
      3. Dersom det er gjort tekniske endringer på serveren, se punktene ovenfor på denne siden.
      4. Sjekk at det ikke er gjort tekniske endringer på serveren som begrenser muligheten for å kommunisere ut over Internett. Data hentes via webservice og løsningen benytter online lisenssjekk.
      5. Integrasjonen er vel ikke oppsagt? :-)
      6. Ta kontakt via dette skjemaet
    • Hvis overføringen for dette firmaet ikke har fungert tidligere:
      1. Det mangler trolig oppsett. Bestill via dette skjemaet.
      2. Ta kontakt via dette skjemaet.
    • Hvis det har kommet feilmelding på e-post om at noe er galt:
      1. Dersom du har tilgang til databasen (SQL Server) der Visma Business er installert så kan følgende skript kjøres for å eventuelt finne om noe er logget som feil:
        SELECT TOP (1000) [LogNo], [LogText], [LogLevel], [TaskNo], [Method], [LogRowDateTime] FROM [OBIntegrasjonsDB].[dbo].[Log] WHERE LogText LIKE 'Error%' AND TaskNo = XXXXXX ORDER BY LogNo DESC
      2. Dersom loggen i punkt a. ikke løser problemet, ta kontakt via dette skjemaet.