IKKE OPPDATERT Brukerveiledning CC Smooth Deposits

Brukerveiledning for ØB Intelligent Cremul

ØB Intelligent Cremul fortsetter der Visma AutoPay stopper.


Så sant det finnes noe på innbetalingstransaksjonen fra banken som kan identifisere kontering, så kan ØB Intelligent Cremul ta seg av jobben.

Du kan sette opp regler som gjelder kun for én regnskapsklient eller for alle dine klienter.




Inmelding av regnskapsklienter/bedrifter

Om du vil ta i bruk løsningen på en ny regnskapsklient/bedrift så brukes vinduet ØB Innstillinger; alle klienter som skal ha automatisk kontering med ØB Intelligent Cremul må være lagt til å databasegruppen for ØB Intelligent Cremul. Hvis løsningen deres er satt opp som en multiklient (dvs ment å virke for flere selskaper, så må du gå til klient/bedrift ØB Innstillinger for å få tilgang til dette vinduet som ligger under ØB i hovedmenyen øverst.





Oppsett av regler, ØB Intelligent Cremul

Det anbefales å ikke sette opp regler i ØB Intelligent Cremul før det har begynt å komme transaksjoner inn i Visma Business fra banken via AutoPay. AutoPay-avtalen bør derfor settes opp først.

I skjermbildet kan to typer regler settes opp; tekststyrte regler og regler for kontering ut fra åpne poster. Dette er beskrevet nedenfor.



Tekststyrte regler

Tekststyrte regler er regler som konterer ut fra at du angir ulike tekster som innbetalingene er merket med.

Disse reglene har nummer fra og med 100 til og med 139.

  • Fyll ut én linje for hver regel.
  • Alternativene for ulike regler finnes ved oppslag i første kolonne.
  • Valget i første kolonne (Regler) bruker det som skrives i kolonnen Tekst når kontering skal utføres.
  • Tekstene det er mulig å sette opp konteringsregler ut fra finnes på to steder:
    • Tekster på den enkelte bilagslinje:
      • Tekstene finner du i skjermbildet du bruker til å føre manuelle bilag og oppdatere bunter.
      • Her brukes regler som har nummer fra og med 100 til og med 119. Disse reglene innledes med teksten "Cremul: "
      • I en del tilfeller er det den Tekst eller Ekstratekst som står på "debetlinjen" i bilaget som sier noe om hvordan de andre linjene innenfor samme bilagsnummer skal konteres. Dette gjelder for eksempel overføringer, der det fra banken gis informasjon på debetføringen som ikke uten videre blir med på kreditføringen(e). 
        • Ved å angi verdien 1 i kolonnen "1 = Bruk regel på alle linjer i bunt med samme bil.nr", vil regelen bli brukt på alle linjer innenfor samme bilagsnummer i samme bunt som ikke allerede har utfylt nødvendig kreditkonto. Regler med 1 i denne kolonnen blir brukt helt til slutt, etter de øvrige konteringsreglene.
    • Tekster som kommer fra Betalingsinformasjon i AutoPay (Menyvalg: Behandling - Vis betalingsinformasjon)
      • Du kan sette opp konteringsregler ut fra all informasjon som kommer fra banken via AutoPay selv om informasjonen ikke står eksplisitt på den enkelte bilagslinje:
        • Åpne vinduet "Bedriftsstatus ØB-løsninger" som ligger på punktet ØB på båndet (menylinja) øverst i Visma Business. (Vinduet åpnes på den bedriften i Visma Business der bilagene som skal automatkonteres ligger.)
        • Du kan sette opp konteringsregler ved hjelp av opplysningene i feltene med blå kolonneoverskrift.  
        • Her brukes regler som har nummer fra og med 120 til og med 139. Disse reglene innledes med teksten "Cremul betalingsinformasjon: "
  • Det er mulig å begrense hvilke klienter regelen gjelder for ved å sette inn verdi i "Begrenset til database". Dette er et oppslagsfelt.
  • Kontering av ansvarsenheter kan gjøres i de påfølgende kolonnene.
  • Obligatoriske verdier er markert med to røde spørsmålstegn. Disse må være utfylt for at det skal være mulig å lagre endringene.
  • Vær oppmerksom på at kreditkonto og eventuelle ansvarsenheter må eksistere i de klientene som løsningen kjører mot. Hvis ikke vil det komme feilmelding ved oppdatering av bilagsbunten.
  • Feltet kommentar er ment for at brukeren kan skrive inn en eventuell kommentar om hvilken funksjon den aktuelle konteringsregelen har. Dette feltet er et rent fritekstfelt og har ingen innvirkning på hvordan regelen virker.


Tips for innbetalinger som er er bankført i forbindelse med automatiske kasseoppgjør:
  • Angi en konto for kortsiktige fordringer som hovedbokskonto bank i kassesystemet. Bruk eventuelt en kundereskontro dersom du ønsker det.
  • Bruk samme konto som kreditkonto i oppsettet for ØB Intelligent Cremul


Versjon 4.10: Nødvendig endring ved bruk av tekstfeltet
Fra og med versjon 4.10 (januar 2018) legges det i en del tilfeller til ekstra innbetalingsopplysninger i slutten av tekstfeltet på bilagslinja. Det betyr at dersom du har en konteringsregel som tar utgangspunkt i det som står til slutt i tekstfeltet så kan det være nødvendig å endre dette til å gjelde en del av teksten.




Regler for kontering ut fra åpne poster

Regler for kontering ut fra åpne poster er regler som ikke trenger noen tekstangivelse. 

Dersom det angis en bedrift i "Begrenset til database" vil regelen som er valgt kun gjelde for ett firma. (Det er selvsagt mulig å angi samme regel på flere firma.)
Hvis det ikke angis en bedrift i "Begrenset til database" vil regelen slå inn på alle firma som ØB Intelligent cremul er satt opp på.

Disse reglene har nummer fra og med 140 til og med 175.

Merk at kontering fra meldingstekst på innbetalingen ikke er mulig med AutoPay 4  om du bruker Visma Business versjon 13 eller eldre på grunn av at den siste utgaven av AutoPay ikke bringer fram like mye informasjon til Visma Business som AutoPay 3. Dette er rettet i Visma Business versjon 14.

Disse reglene har nummer fra og med 140 til og med 299.

  • Fyll ut én linje for hver regel.
  • Alternativene for ulike regler finnes ved oppslag i første kolonne.
  • Valget i første kolonne (Regler) definerer hvordan automatisk kontering skal skje.
  • Reglene kan settes opp ut fra opplysninger som finnes på to steder:
    • Opplysninger på den enkelte bilagslinje:
      • Opplysningene finner du i skjermbildet du bruker til å føre manuelle bilag og oppdatere bunter.
      • Her brukes regler som har nummer fra og med 140 til og med 239. Disse reglene innledes med teksten "Cremul: ".
    • Tekster som kommer fra Betalingsinformasjon i AutoPay (Menyvalg: Behandling - Vis betalingsinformasjon)
      • Du kan sette opp automatisk kontering ut fra informasjon som kommer fra banken via AutoPay, selv om informasjonen ikke står eksplisitt på den enkelte bilagslinje.  (Opplysningene ligger i feltet Melding i vinduet Bedriftsstatus ØB-løsninger.)   
      • Her brukes regler som har nummer fra og med 240 til og med 299. Disse reglene innledes med teksten "Cremul betalingsinformasjon: " 
  • Det er mulig å begrense hvilke klienter regelen gjelder for ved å sette inn verdi i "Begrenset til database". Dette er et oppslagsfelt.
  • Obligatoriske verdier er markert med to røde spørsmålstegn. Disse må være utfylt for at det skal være mulig å lagre endringene.
  • Vær oppmerksom på at kreditkonto og eventuelle ansvarsenheter må eksistere i de klientene som løsningen kjører mot. Hvis ikke vil det komme feilmelding ved oppdatering av bilagsbunten.


Spesielt om regler for kontering ut fra åpne kundeposter der betaling er påplusset purregebyr

Reglene fungerer som de vanlige reglene for kontering ut fra åpne poster.

Inntektsføring av purregebyr gjøres på egne linjer innenfor samme bilagsnummer etter følgende prinsipper:
  • Bilagsart for purregebyrer hentes fra Bedriftsopplysninger - Purre/rentegebyrserie .
  • Bilagstekst settes sammen av navn på valgt bilagsart og en henvisning til hvilken kunde som har betalt purregebyr.
  • Ekstratekst tekstes med en angivelse av at det er ØB Intelligent Cremul som har automatpostert, samt en referanse til bilagslinjen som innbetalingen er ført på.
  • Inntektskonto for purregebyrer hentes fra Valuta - Pur./ren.geb.konto der Valutanr = 47.
  • Størrelse på purregebyret hentes fra Purrebrev - Purregebyr der Landnr = 1 og Brevnr = 1.
Dersom purregebyret står til 0 eller noen av disse verdiene mangler, så vil det ikke bli gjort forsøk på å kontere innbetalinger med påplusset purregebyr.




Nødvendig oppsett i AutoPay
  • Bedrifter som skal bruke ØB Intelligent Cremul for å automatisere kontering av innbetalinger må få innbetalingene automatisk fra banken inn i Visma Business, og her benyttes AutoPay.
  • Det må opprettes en Cremul-/Egiro-avtale med banken. Dette er en fil som vil erstatte OCR-filen, og den inneholder både KID-betalinger og alle andre innbetalinger til kontoen. Dermed kommer alle innbetalinger, også overføringer, rentegodskrifter, nattsafeinnbetalinger, kortoppgjør og tilbakebetalinger elektronisk inn i Visma Business.
  • Det er viktig at Cremul-/Egiro-avtalen med banken settes opp slik at også "bankinterne transaksjoner" leveres i denne filen.
  • Oppsett


Tilleggsløsninger
  • ØkonomiBistand tilbyr en løsning som automatisk oppdaterer de ferdigkonterte bilagene. Ta kontakt med oss for mer informasjon.
  • ØB Intelligent Cremul kan spesialtilpasses den enkelte bedrifts behov. Dette er særlig aktuelt i de tilfellene der det er annen programvare enn Visma Business involvert og det er behov for egne konteringsregler som følge av dette. Et eksempel er hvis utgående fakturaer overføres på fil til Visma Business og bruken av fakturareferanse/KID ikke er løsbar på annen måte.
Gebyr på utlandsbetalinger
  • Det anbefales å be banken om å samle opp gebyrer for innbetalinger fra utlandet i en gebyrpost på slutten av måneden. Da vil det ikke være behov for å håndtere gebyret for hver innbetaling fra utlandet.
    På denne måten vil gebyr på utlandsbetalinger blir behandlet på samme måte som gebyrer på innenlands betalingsformidling og disse gebyrene kommer på den alminnelige gebyrnotaen.