ØB Tellesentral

Brukerveiledning for ØB Tellesentral

ØB Tellesentral gjør det mulig å holde orden på hvor omfattende de ulike regnskapsføreroppdragene egentlig er. Ved å gjøre individuelle tellinger av for eksempel antall bilag av ulike typer kan man både se hvor automatisert ulike kunder er, samtidig som det blir mulig å ta betalt for arbeidet som er gjort og ikke tiden som er brukt på det. Dette siste er for eksempel viktig dersom flere ansatte jobber på samme kunde og timeforbuket varierer mellom ulike regnskapsførere.

Alt kan telles, både bilagsvolum, tallstørrelser, hvilke løsninger som faktisk benyttes, man kan telle i trappetrinn, og så videre. Tellinger kan gjøres i alle systemer som ØB Tellesentral har tilgang til og dette fungerer like godt innenfor programmer fra Visma som det for eksempel vil gjøre med Duett.

Det er selvsagt mulig å ha ulike tellinger for de forskjellige regnskapsklientene/kundene.






Fanen "Utfør telling"

Her gjennomføres tellingene ved å sette et kryss i den første kolonnen (Tell nå). Kort tid etter lagring vil tellingen være gjennomført og man får loggført på samme linje det siste telleresultatet.

For å utføre tellinger må bedrifter/databaser være innmeldt i en eller flere tellegrupper, dette gjøres på fanene "Tellegrupper, Visma Business" og "Tellegrupper, andre databaser".





Fanen Historikk

Her kan du søke, sortere og gjøre utvalg i historiske tellinger. Med ØB Tellesentral er det ingen historikk som går tapt - alt tas vare på. Dette er særlig hensiktsmessig om man skal se nærmere på hvordan ulike regnskapsføreroppdrag utvikler seg over tid. Her fanger man opp om omfanget på et oppdrag går opp, ned eller holder seg stabilt.





Fanen "Tellegrupper, Visma Business"

Til venstre i vinduet ser du tellegruppene som er tilgjengelige i deres utgave av ØB Tellesentral. Det er enkelt å legge til flere tellegrupper, men det anbefales sterkt å få bistand til slike førstegangsoppsett.

Til høyre i vinduet ser du de bedriftene i Visma Business som er tilknyttet den enkelte tellegruppen. Det er disse oppføringene som kommer fram på fanen "Utfør telling". Det vil si at en bedrift må være knyttet til en tellegruppe under fanen "Tellegrupper, Visma Business" for at det skal være mulig å gjøre tellinger på dem.





Fanen "Tellegrupper, andre databaser"

Med "andre databaser" menes tellinger i alle andre sql-baserte løsninger enn Visma Business. Dette kan være for eksempel Visma Lønn, Huldt & Lillevik eller Duett.

Til venstre i vinduet ser du te tellegruppene som er tilgjengelige for andre databaser enn Visma Business i deres utgave av ØB Tellesentral. Det er enkelt å legge til flere tellegrupper, men det anbefales sterkt å få bistand til slike førstegangsoppsett.

Til høyre i vinduet ser du de databasene som er tilknyttet den enkelte tellegruppen. Det er disse oppføringene som kommer fram på fanen "Utfør telling". Det vil si at en database må være knyttet til en tellegruppe under fanen "Tellegrupper, andre databaser" for at det skal være mulig å gjøre tellinger på dem.





Fanen Innstillinger

Tell til og med dato

Enkelte tellinger settes opp slik at man avgrenser tellingen til en gitt dato.
Et par eksempler:

  • Du ønsker å telle en type bilag med valuteringsdato til og med 31. mai. Da setter du inn 31. mai som dato i feltet Dato. Nå vil ikke bilag med valuteringsdato i juni eller senere bli telt med.
    Dersom du i ettertid fører et bilag i mai så vil dette bli telt med når du ved neste månedsskifte setter datoen til 30. juni. Tellinger gjøres fra tidenes morgen og til og med denne datoen.
  • Du ønsker å telle alle bilag av en bestemt type selv om tellingen avgrenser tellingen av denne datoen. Sett da en dato langt fram i tid slik at tellingene i praksis ikke blir avgrenset av datoen som er satt.
Utfil og utfilformat

Det er mulig å fakturere kundene for telleresultatet. Dette kan enten gjøres via Visma Business eller PowerOffice. Her setter du opp filsti til et område der fakturagrunnlagsfilen lagres samt angir om du ønsker å fakturere i Visma Business eller i PowerOffice. Det anbefales bistand ved dette oppsettet.





Spesielt om fakturering av tellingene

Husk at om du skal fakturere tellingene så må "Faktureres kundenr" være utfylt på den enkelte databasen under fanen Database i vinduet ØB Innstillinger.
Ved import i faktureringssystemet må filen som genereres i ØB Tellesentral fjernes fra området der den opprettes fordi ØB Tellesentral hele tiden legger til nye linjer i denne filen. Dette skjer automatisk dersom filen importeres i Visma Business og bruker har nødvendige rettigheter.