Brukerveiledning for ØB SMS

Innledning

Hvordan inkludere regnskapsklienter/bedrifter



Om du vil ta i bruk løsningen på en ny regnskapsklient/bedrift eller unnta en regnskapsklient/bedrift så brukes vinduet ØB Innstillinger.

  • ØB SMS for Visma Business er databasegruppe 52010.
  • ØB SMS for Visma Lønn er databasegruppe 52011.
    Med ØB SMS er det ikke mulig å velge "Legg til alle bedrifter" i feltet Medlemshåndtering inne på databasegrupper.

Viktig

  • Det som måtte stå i kolonnen Enhet i tabellene Kundetransaksjon og Åpen kundepost vil bli overskrevet dersom Fakturavarsel eller Purrepåminnelse aktiveres på en klient i Visma Business.
    Feltet brukes for å holde orden på hvilke poster som er purret/fakturavarslet. Merk at øvrig bruk av kolonnen Enhet, for eksempel på ordrelinjer, ikke vil bli påvirket. Det betyr at bruk av kolonnen Enhet på klienten ikke er noe problem så lenge det ikke er behov for å bruke dette feltet i Kundetransaksjon og Åpen kundepost.
  • Det som måtte stå i Trans.opplysning 3 i tabellen Ordrelinje vil bli overskrevet dersom SMS for varer ankommet lager aktiveres på en klient i Visma Business.
    Feltet brukes for å holde orden på det antall som allerede måtte være varslet på SMS.




De som skal opprette SMS-utsendinger må være opprettet som ansatte i ØB Innstillinger-klienten i Visma Business

ØB SMS benytter tabellen Aktivitet i Visma Business. For at SMS-utsendinger skal kunne opprettes på en hensiktsmessig måte må vedkommende Visma Business-bruker være opprettet som ansatt i ØB Innstillinger-klienten.
ØB Innstillingerklienten er en egen klient for alle som har klientversjon av Visma Business. For Visma Business-brukere uten klientversjon vil ØB Innstillingerklienten være en av de eksisterende klientene.

Ansatte opprettes i vinduet ØB Innstillinger, fanen Ansatte:

Legg inn ønsket ansattnr i de to første kolonene, deretter navn og brukerens brukernavn i Visma Business. Dersom brukeren som gjør dette umiddelbart skal opprette SMS-utsendinger må man logge ut og inn igjen i Visma Business for at endringen skal tre i kraft.



Fanen "Hendelsesstyrte SMS-er"

Underfane "SMS til eksterne mottakere"
Her kan det legges opp SMS-utsendelse basert på hendelser som oppstår i Visma Business.

For at SMS skal kunne sendes må det være et åttesifret telefonnummer som starter med 4 eller 9 registrert på den aktuelle kunden inne på Visma Business-klienten:

  • Dersom det finnes et slikt telefonnummer i feltet Mobiltelefonnr så benyttes dette.
  • Dersom det ikke finnes et slikt telefonnummer i feltet Mobiltelefonnr så benyttes det som står i feltet Telefonnr så lenge dette er et åttesifret telefonnummer som starter med 4 eller 9.
  • Det har ikke noe å si om telefonnummeret er gruppert med mellomrom, for eksempel slik: 999 99 999. Mellomrom i telefonnummer blir ignorert.
Kolonnebeskrivelser:

  • Velg database som oppsettet skal gjelde for og velg en SMS-type. (Dersom ØB Innstillinger-klienten er samme som et registrert firma i Visma Business må ansvarsenhet 7 midlertidig utfylles med "Database" for å få opp dette feltet.)
  • Sett kryss dersom utsendelsen ikke skal skje på lørdag og/eller på helligdag. Dersom det er krysset av og hendelsen oppstår på et av disse tidspunktene vil SMS sendes så raskt som mulig utenfor lørdag og/eller helligdag.
  • Angi tidspunkter som avgrenser når SMS skal sendes. Det anbefales å ikke sende på natt eller sen kveldstid.
  • Hvis Purrepåminnelse er satt i kolonnen Hendelse kan det angis løpedager, dvs hvor lenge etter forfall skal man avvente før det sendes SMS.
  • Det er mulig å skrive ordet Test i neste kolonne. Dette er tenkt brukt i nettopp testøyemed, dvs dersom man ønsker å generere SMS-er men ikke sende disse ut i telenettverkene.
  • SMS-prefiks er innledningen på SMS-en.
  • SMS-suffiks er avslutningen på SMS-en.
Tilleggsinfo:

  • Fakturavarsel
    SMS sendes kun til kunder som har poster i Kundetransaksjon med bilagsart = 11 eller 13 med Opprettet dato i dag og som tidligere ikke er varslet på SMS.
  • Purrepåminnelse
    SMS sendes kun til kunder som har poster i Kundetransaksjon med Restbeløp > 0, Purrefritak = 0, Forfallsdato = dagens dato - Løpedager - fra 0 til 4 dager, som ikke tidligere er purret, som tidligere ikke er varslet på SMS og der kunden ikke har kryss for purrefritak.
    Grunnen til at purretidspunktet kan være fra 0 til 4 dager etter forfallsdato fratrukket løpedager er for at SMS skal kunne sendes, selv om man ikke skal sende på lørdag eller helligdag.


Underfane "SMS til regnskapseier"
Her kan det legges opp SMS-utsendelse til det telefonnummer som er angitt i vinduet ØB Innstillinger, fanen Databaser, kolonnen Telefon. Dette telefonnummeret kan overstyres ved å fylle ut kolonnen "Overstyrt telefon". Dersom "Overstyrt telefon" er utfylt vil det kun sendes SMS til dette nummeret.


Tips!

Forslag til prefiks og suffiks på fakturavarsel:
  • Prefiks: Hei! En faktura er på vei fra Bedriften AS.
  • Suffiks: Betal til 8601.08.66446. Håper du er fornøyd med handelen. Ha en fin dag!
Forslag til prefiks og suffiks på purrepåminnelse:
  • Prefiks: Hei! Det ser ut til at du har glemt å betale følgende:
  • Suffiks: Betal til 8601.08.66446. Om du nettopp har betalt, se bort fra dette varselet. Hilsen regnskapsføreren.


Fanen "Faste, repeterende utsendelser"

Her kan det legges opp SMS-utsendelser på faste tidspunkt.

Kolonnebeskrivelser:
  • Velg database som oppsettet skal gjelde for. (Dersom ØB Innstillinger-klienten er samme som et registrert firma i Visma Business må ansvarsenhet 7 midlertidig utfylles med "Database" for å få opp dette feltet.)
  • Dersom det skal sendes SMS til et annet telefonnummer kan dette angis i "Overstyrt telefon". Dersom "Overstyrt telefon" er utfylt vil det kun sendes SMS til dette nummeret.
  • Velg en SMS-type.
  • Sett kryss dersom utsendelsen ikke skal skje på lørdag og/eller på helligdag. Dersom det er krysset av og hendelsen oppstår på et av disse tidspunktene vil SMS sendes så raskt som mulig utenfor lørdag og/eller helligdag.
  • Angi intervall mellom hver utsendelse. Dette intervallet må ses i lys av valgt SMS-type. Er det for eksempel valgt en daglig SMS-type så vil intervall = 7 bety ukentlig utsendelse.
  • Kolonnen "Send tidligst dato" brukes for å sette en startdato på utsendelsen. Ved oppstart av for eksempel en ukentlig utsendelse vil det være naturlig å sette korrekt dag rundt førstkommende helg for å få sendt første SMS på rett tidspunkt og for å få intervallet på "rett kjøl".
  • "Min.beløp for beløpsvarsler" er tenkt brukt i kombinasjon med SMS-typer som varsler om omsetning. Dette for å unngå å sende SMS når det ikke har vært omsetning eller omsetning så lav at det ikke er verdt å melde om.
  • Det er mulig å skrive ordet Test i neste kolonne. Dette er tenkt brukt i nettopp testøyemed, dvs dersom man ønsker å generere SMS-er men ikke sende disse ut i telenettverkene.
  • SMS-prefiks er innledningen på SMS-en.
  • SMS-suffiks er avslutningen på SMS-en.




Fanen "Skriv SMS"

Underfane "SMS til enkeltmottaker "
Her kan du skrive SMS til det mobilnummer du måtte ønske.

Kolonnebeskrivelser:
  • Kolonnen Database er valgfri, men det anbefales å fylle ut denne når det sendes SMS som angår en bestemt klient i Visma Business. Dette for enklere å finne fram i SMS-arkivet etterpå. (Dersom ØB Innstillinger-klienten er samme som et registrert firma i Visma Business anbefales ikke bruk av database her.)
  • Det er mulig å skrive inn mobilnummer direkte. Dette gjøres i kolonnen "Overstyrt telefon". Dersom "Overstyrt telefon" er utfylt vil det kun sendes SMS til dette nummeret.
  • Teksten i SMS-en kan være til sammen 480 tegn. På grunn av en begrensning i Visma Business må meldinger som er på mer enn 240 tegn deles mellom de to SMS-tekst-kolonnene.
SMS sendes etter at du har lagret.


Underfane "Ansatte i Visma Lønn"
Her kan du sende SMS til ansatte registrert i Visma Lønn.

Kolonnebeskrivelser:
  • Velg Visma Lønn-klient i kolonnen Database.
  • Velg hvilken arbeidsstatus det skal være på de ansatte som skal ha SMS. Oversikt over ulike arbeidsstatuser finner du til høyre i skjermbildet.
  • Teksten i SMS-en kan være til sammen 480 tegn. På grunn av en begrensning i Visma Business må meldinger som er på mer enn 240 tegn deles mellom de to SMS-tekst-kolonnene.
SMS sendes etter at du har lagret.

Tips: Dersom du ønsker å sende samme SMS på nytt en gang senere kan du slette det som står i feltet Sendingsstatus. Da vil SMS bli sendt på nytt til mottakerne som tilfredsstiller angitt arbeidsstatus på det nye sendingstidspunktet. (Dette kan være hendig for eksempel om man skal sende påminnelse om å sende inn timelister.)





Fanen "Arkiv ØB SMS"

Her ser du alle sendte SMS. Alle felt er søkbare.





Fanen "Status ØB SMS"

Her vises siste kjøretidspunkt og lisensstatus. Det er også mulig å legge inn ny lisens.





Hvordan sjekke at ØB SMS er aktiv?

På den enkelte klient i Visma Business som ØB SMS er satt opp mot så finner du siste kjøretidspunkt i vinduet "Bedriftsstatus ØB-løsninger".

På fanen ØB SMS - Status vises tidspunkt for når sist ØB SMS kjørte.