ØB Overvåking

Brukerveiledning for ØB Overvåking






Innledning

Hvordan inkludere regnskapsklienter/bedrifter

Om du vil ta i bruk løsningen på en ny regnskapsklient/bedrift eller unnta en regnskapsklient/bedrift så brukes vinduet ØB Innstillinger.

  • ØB Overvåking for Visma Business er databasegruppe 51050.
  • ØB Overvåking for Visma Lønn er databasegruppe 51051.
Med ØB Overvåking er det mulig å velge "Legg til alle bedrifter" i feltet Medlemshåndtering inne på databasegrupper. Da vil etterhvert den valgte databasegruppen fylles med databaser for henholdsvis Visma Business og Visma Lønn.

Oppdateringsfrekvens

Det hentes fortløpende oppdaterte opplysninger fra alle regnskapsklienter/bedrifter. Oppdateringstidspunkt står på forsiden i vinduet ØB Overvåking.

Dersom en bedrift blir unntatt fra overvåking inne i ØB Innstillinger-vinduet, enten ved at den slettes eller ved at det krysses av for Unntas på det enkelte databasegruppemedlemmet, så vil denne bedriften bli fjernet fra overvåking påfølgende natt. 






Fanen Forside ØB Overvåking

Knappen "Oppdater hele vinduet"
Hele vinduet for ØB Overvåking oppdateres flere ganger i timen. Om vinduet for ØB Overvåking står åpent, må selve skjermbildet oppfriskes. Dette gjør du enkelt ved å klikke på denne knappen.

I tillegg vises ulike statuser i forbindelse med oppdatering på denne fanen.





Fanen Klientoppfølging (Visma Business)

Underfane "Aldersfordeling per klient, debitorer"
Her ser du alle regnskapsbyråets klienter/kunder, en linje per klient/kunde. På den enkelte linje vises hvor mye utestående fordringer denne klienten/kunden har til sine kunder. Det er altså klientens kundefordringer vi ser her. Aldersfordelingen vises både i kroner og i prosent.

Underfane "Aldersfordeling per klient, kreditorer"
Tilsvarende aldersfordelingen for debitorer, men her vises leverandørgjelden.





Fanen Visma Business

Underfane "Ikke oppdaterte bunter"
Viser alle ikke oppdaterte bunter på alle byråets klienter/kunder i Visma Business.

Underfane "Ikke fakturerte ordrer"
Viser alle ordrer som ikke er fakturert på alle byråets klienter/kunder i Visma Business.

Underfane "Repeterende ordrer klare for fakturering"
Viser alle ordrer som ikke er fakturert og som er satt opp for repeterende fakturering (Tid til neste) på alle byråets klienter/kunder i Visma Business.

Underfane "Perioder og terminer"
  • Underfane "Neste avgiftstermin å avslutte"
    Viser den avgiftstermin som står for tur å avslutte på alle byråets klienter/kunder i Visma Business.
  • Underfane "Tidligste usperrede periode"
    Viser tidligste regnskapsperioder som ikke er sperret på alle byråets klienter/kunder i Visma Business.






Fanen Visma Dok.senter
Underfane "Antall dokoumenter til behandling"

Ubehandlede dokumenter:
Viser antall ubehandlede dokumenter i Dokumentsenter på den enkelte klient, sortert stigende på eldste endringsdato.

Godkjente dokumenter:
Viser antall dokumenter med avsluttet godkjenningsflyt på den enkelte klient, sortert stigende på eldste endringsdato.

Avviste dokumenter:
Viser antall dokumenter med avvist godkjenningsflyt på den enkelte klient, sortert stigende på eldste endringsdato.

Underfane "Forfalte dokumenter og dokumenter uten forfallsdato"
Viser alle dokumenter som enten er forfalt eller som mangler forfallsdato på alle byråets kunder/klienter i Visma Dokumentsenter.

Underfane "Fakturaflyt: Siste godkj.dato per bruker"
Viser den dato da hver enkelt bruker sist godkjente et dokument i Visma Dokumentsenter eller Approval på hver enkelt klient/kunde. Merk at om godkjenning skjer i Approval så oppdateres datoen når dokumenter kommer tilbake fra flyt inn i Dokumentsenter.






Fanen Visma Lønn, uferdig arb.

Underfane "Status Lønnskjøringer "
Her vises alle alle uferdige lønnskjøringer på alle klienter/kunder i Visma Lønn. Med uferdig menes at minst én av følgende oppgaver ikke er utført:
  • Lønnsslipp kjørt
  • Regnskapsbilag kjørt
  • Bankliste kjørt
  • Godkjent
  • A-melding Altinn
Det kan være grunner til at ikke alle operasjoner er utført på alle lønnskjøringer. For å få bort disse fra listen settes 1 i kolonnen helt til høyre. Da forsvinner klienten fra lista og blir å finne igjen på underfanen "Unntatt lønnskjøringer".

Underfane "Unntatte lønnskjøringer"
Her vises uferdige lønnskjøringer på alle klienter/kunder i VIsma Lønn som er unntatt fra visning på fanen "Status lønnskjøringer" ved å sette 1 på dem.
Du kan flytte en lønnskjøring tilbake til fanen "Status lønnskjøringer" ved å fjerne verdien 1.

Underfane "Siste synkronisering med Visma Business"
Her vises siste dato hvor data er synkronisert med Visma Business i Visma Lønn. (Rutiner - Registrering - Import økonomisystem grunndata)
Hvorvidt kontoplanen ble synkronisert ved siste oppdatering er angitt i kolonnen "Kontoplan synkronisering"
For hver ansvarsenhet i Visma Lønn så vises hvilken ansvarsenhet det er mappet mot i Visma Lønn. (Grunndata - Firmaopplysninger - Oppsett - Økonomisystem) For hver ansvarsenhet så angis om ansvarsenheten er synkronisert ved siste sykronisering.





Ekstrafunksjon: Mer effektiv dokumentbehandling i Dokumentsenter

Det er som kjent viktigere å sjekke skannede verdier fra pdf-dokumenter enn det er å etterkontrollere for eksempel forfallsdato på en EHF-faktura. Dette skyldes at på EHF-fakturaer (som stammer fra xml-filer, ikke pdf-filer) så blir ikke verdiene tolket. De blir i stedet lest rett fra filen og dermed er muligheten for feiltolking ikke til stede. Da kreves mindre etterkontroll av regnskapsfører.

Men hvordan ser man på en effektiv måte hvilke dokumenter som kommer fra xml-filer?

Med ØB Overvåking har du fått en ekstrafunksjon som markerer alle dokumenter dokumentlista i Visma Dokumentsenter som stammer fra xml-filer: På disse dokumentene står det "(xml)" etter leverandørnavnet i dokumentlisten. Nå trenger du ikke lenger gå inn på det enkelte dokument for å se om opphavet er en pdf- eller en xml-fil.